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To do list: come crearle per organizzare il tuo lavoro

to do list

Essere produttivi è fondamentale per tutti gli imprenditori. Sopratutto se stai gestendo il tuo business da solo o con un team ristretto. E quando lavori per te stesso, nel campo dell’imprenditoria, le to do list sono sempre infinite. Le cose da fare sono tantissime.

Personalmente, sono abbastanza vecchia scuola, e ho sempre scritto le mie to do list su carta. Per tutto il resto il mondo online è la mia salvezza, ma il pensiero di digitalizzare la mia to do list non mi ha mai intrigato. Fino al momento in cui ho iniziato a lavorare per me stesso.

È stato allora che la mia to di list sembrava infinita, e nessun foglio di carta era abbastanza grande per contenere tutte le attività di cui avrei dovuto occuparmi. Per non parlare poi dell’organizzazione. Tenere traccia di tutto era impossibile.

Allora mi sono chiesto: e se ci fosse un’app che si occupa proprio di questo? Come creare una to do list? E la risposta è stata semplice: c’è un’app per tutto.

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To Do List: le 22 app migliori

Quando si tratta di capire come organizzare il lavoro in ufficio, o come fare una to do list, queste to do list app potrebbero letteralmente cambiarti la vita:

  1. 2Do
  2. Active Inbox
  3. Any.do
  4. Promemoria di Apple
  5. Asana
  6. Carrot
  7. Checklist
  8. Eisenhower
  9. Evernote
  10. Fantastical
  11. Google Keep
  12. Google Tasks
  13. Habitica
  14. Ike
  15. Ikiru
  16. Microsoft To-Do
  17. Notion
  18. Nozbe
  19. Remember The Milk
  20. TickTick
  21. Todoist
  22. Trello

1. 2Do

to do list appPiattaforme: Android, iOS

Prezzo: Tariffa singola di 49,99$ o di 149,99$ se con più utenti (per Mac), gratuito per Android, tariffa di 14,99$ per l’app per iOS (fino a 5 dispositivi)

Perfetta per: aggiungere attività rapidamente dal tuo smartphone per poi controllarle dal computer

2Do è una delle to do list app migliori per gli imprenditori che sono sempre in movimento. L’app ha due versioni, una mobile e una desktop disponibile solo per Mac.

Gli utenti mobili hanno l’interfaccia utente (IU) più semplice. In sostanza, tutto ciò che bisogna fare è inserire le attività da fare. È possibile aggiungere rapidamente più attività in pochi secondi.

Poi si può passare alla versione per Mac. Qui si dispone di un editor completo e di un accesso offline. Puoi colorare le tue attività, usare tag e filtri, ordinare le attività, aggiungere la posizione e raggruppare insieme le attività correlate (puoi anche fare delle modifiche in batch). Puoi creare liste multiple per mantenere le tue attività separate. Puoi anche impostare degli avvisi per ricordarti delle attività più urgenti e assegnare delle attività ai membri del tuo team.

2. ActiveInbox

to do list app active inboxPiattaforme: Android, iOS

Prezzo: 4,16$/mese per un utente; 5,83£/mese da uno a cinque utenti; 12,48$/mese da tre a 999 utenti (oltre al supporto clienti e alla visualizzazione da amministratore del team)

Perfetto per: trasformare le email in attività da svolgere

ActiveInbox è una to do list app rivolta agli utenti di Gmail (soprattutto a quelli di noi che pensano che avere zero email ricevute sia solo un mito). Oltre alle app per smartphone, c’è anche un’estensione per Chrome e per Firefox. L’installazione di ActiveInbox permette all’app di trasformare le tue email in un elenco di cose da fare. È senza dubbio la migliore app per Android e iOS se sei solito leggere le email anche quando non stai lavorando.

Inoltre, è possibile pianificare le email in uscita o lasciare che l’app ottimizzi il tempo di invio in base alla maggiore probabilità che vengano lette. Ti aiuterà anche a tenere traccia delle email che non hanno ricevuto una risposta per aiutarti ad ottenere le risposte di cui hai bisogno.

3. Any.do

Anydo app per cose da farePiattaforme: Android, iOS

Prezzo: gratis; l’opzione Premium costa 2,99$/mese

Perfetta per: gestione di base di attività per imprenditori indipendenti e piccoli team

Any.do è carina e funzionale: con integrazioni per app mobili, estensioni per browser e opzioni di controllo vocale, è una delle opzioni multipiattaforma più basilari. Oltre alle liste di cose da fare, Any.do ha un’opzione di notifica giornaliera che ti aiuterà a iniziare la giornata motivato e pronto a portare a termine le attività prorammate.

Altre caratteristiche:

  • Monitoraggio dei progressi
  • Scadenze
  • Promemoria basati sulla posizione
  • Tag e categorie
  • Colori personalizzati
  • Sotto-attività
  • Allegati

Se lavori in un team, puoi anche condividere to do list, creare una to do list settimanale, assegnare compiti e chattare con i membri del tuo team.

4. Promemoria di Apple

promemoria di apple

Piattaforme: iOS, Mac

Prezzo: gratis

Perfetta per: utenti Apple che hanno bisogno di un’app per to do list semplice da usare

Promemoria è una to do list app che è pre-impostata su tutti i dispositivi iOS. È possibile visualizzare le attività in versione calendario o elenco. Per creare le voci è possibile aggiungerle manualmente, utilizzare Siri, aggiungerle da altre app e trasformare le chiamate perse in attività. Organizza le attività in categorie e condividi le liste con i colleghi (a patto che utilizzino iCloud).

Una delle caratteristiche più interessanti è la possibilità di pianificare manualmente i promemoria o di utilizzare le opzioni automatiche di Apple in base alla scadenza delle attività o alla posizione del dispositivo.

5. Asana

asana to do list

Piattaforme: Android, iOS

Prezzo: gratis per un uso di base; i piani a pagamento vanno da 9,99$ per utente al mese a 19,99$ per utente al mese 

Perfetta per: gestione di attività e progetti per team di diverse dimensioni 

Asana è molto più di una semplice to do list app: è un vero e proprio strumento di gestione dei progetti. Asana ha tantissime funzionalità, quindi se stai cercando un task manager di base, probabilmente non è l’app adatta a te. Ma se hai un team (o pensi di averlo a breve), Asana potrebbe essere l’app di to do list perfetta.

Con applicazioni mobili per entrambe le piattaforme, oltre a più di 100 integrazioni e plug-in per browser, Asana ha anche la possibilità di creare più progetti, funzionalità di sotto-attività e caratteristiche per i team per assegnare compiti e scadenze a più individui. Puoi vedere i tuoi progressi complessivi, aggiungere file e note e sincronizzarla con le app di time-tracking.

Le funzionalità a pagamento includono template per i progetti, campi personalizzati e opzioni per la creazione di rapporti.

6. CARROT

app per to do list Piattaforme: iOS

Prezzo: 2,99$; acquisti opzionali all’interno dell’app per upgrade e funzionalità aggiuntive

Perfetta per: chi ha sia un senso dell’umorismo che il bisogno di portare a termine le attività

Parlando come utente Android, CARROT è sia la mia preferita che la meno preferita di questa lista. È sicuramente esilarante, ma è disponibile solo per gli utenti iOS. Cominciamo dalle basi: offre un’interfaccia utente semplice e facile da usare con liste organizzate.

Ma tutto il resto di CARROT è unico: dalla sua personalità sfacciata agli upgrade in-app che si possono guadagnare giocando. Quando non riesci a portare a termine i tuoi compiti, il tuo “animaletto digitale” ti rimprovererà, ma quando sarai produttivo, l’assistente digitale tesserà le tue lodi.

7. Checklist

checklistPiattaforme: Android, iOS

Prezzo: gratis; il pacchetto Standard ha un costo di 3,50$/utente/mese, il Pro di 5,95$/utente/mese, l’Enterprise di 11$/utente/mese

Perfetta per: chi cerca una to do list app semplice ed efficace

Checklist è proprio questo: una checklist digitale a cui puoi aggiungere attività, sotto-attività, scadenze e promemoria.

Alcune delle sue caratteristiche più avanzate includono allegati, modelli e la possibilità di condividere liste con il tuo team.

È perfetta per organizzare il lavoro, ci piace la possibilità di creare un numero illimitato di checklist, indipendentemente dal piano che si possiede. Gli aggiornamenti a pagamento includono altre funzionalità come l’archiviazione e le integrazioni.

8. Eisenhower

lista di cose da farePiattaforme: iOS

Prezzo: gratuita su web, l’app ha un costo di 2,99$

Perfetta per:Ottimizzazione della produttività e assegnazione di priorità alle attività secondo la matrice Eisenhower

Eisenhower utilizza l’approccio della matrice di Eisenhower per gestire il tempo, assegnando priorità ai compiti in base all’urgenza e all’importanza. Essenzialmente suddivide ogni attività in una delle quattro categorie:

  1. Da fare prima
  2. Delegato
  3. Programmato
  4. Da non fare (perché ci sono cose che non vale la pena di fare)

Quando è il momento di mettersi al lavoro, basta impostare il timer in modalità focus su qualsiasi quantità di tempo si debba dedicare a un’attività specifica. Per la delega, puoi usare la to do list app per attivare un’email automatica a un utente con tutti i dettagli dell’attività.

9. Evernote

evernote

Piattaforme: Android, iOS

Prezzo: gratis; Pacchetto Premium a 7,99$ al mese, 69,99$ all’anno

Perfetta per: i fanatici dell’organizzazione che hanno bisogno di salvare tantissime informazioni con ogni attività 

Evernote è la migliore to do list app per la gestione della lista di cose da fare, se sei meno preoccupato per le scadenze e più attento ai dettagli. Si tratta di una libreria digitale dove è possibile creare notebook e note con informazioni dettagliate, incluso un ricco editor di testo e la possibilità di aggiungere allegati e immagini. È possibile etichettare ogni nota per una migliore organizzazione e reperibilità.

Per quanto riguarda le caratteristiche specifiche delle liste, è possibile aggiungere promemoria e creare liste di base – non è la migliore opzione se si ha bisogno di una vera esperienza di checklist.

10. Fantastical

fantastical app

Piattaforme: iOS, Mac

Prezzo: 49,99$ dopo il periodo di prova di 21 giorni

Perfetta per: utenti Apple che hanno bisogno di integrare un calendario nella loro lista di cose da fare

Fantastical è un’opzione di base per gli utenti Apple che si concentra molto sulle visualizzazioni e le integrazioni del calendario. Aggiungi attività ai tuoi calendari, visualizza cinque diversi calendari contemporaneamente e aggiungi posizioni o allegati.

Fantastical ti aiuterà ad arrivare in tempo, utilizzando la geolocalizzazione per informarti degli aggiornamenti sui tempi di viaggio e di quando è il momento di partire.

Nel complesso, si tratta di una semplice to do list app basata sul calendario, utile per assicurarsi che gli utenti Apple siano sempre aggiornati e puntuali.

11. Google Keep

google keep

Piattaforme: Android, Chrome

Prezzo: gratis

Perfetta per: semplici to do list con funzionalità di collaborazione incluse (particolarmente utile se utilizzi Google Drive) 

Google Keep è il miglior task manager per le liste di cose da fare. Organizza e cerca le attività tramite note, elenchi, personalizzazioni di colore, foto e persino file audio. La parola d’ordine con Google Keep è semplice: aggiungi informazioni di base su ogni attività e aggiungila a una lista. Metti in evidenza le attività più importanti, e passa da una griglia a una visualizzazione a elenco.

I promemoria basati sul tempo e sulla location sono tipici di Google Keep. E poiché è Google, è anche in grado di trascrivere il testo dalle immagini caricate e aggiungerlo alla nota.

Posso immaginare che quest’app per le liste di cose da fare sia utile per il lancio di un sito gestito da un piccolo gruppo, per creare una lista delle attività, condividerla, e lavorare tutti insieme. Ogni persona ha la possibilità di spuntare le attività che sono state completate, così si può passare alle successive.

12. Google Tasks

google tasks to do list

Piattaforme: Android, iOS

Prezzo: gratis

Perfetta per: imprenditori individuali che hanno bisogno di aggiungere rapidamente attività da Gmail e Google Calendar 

La loro offerta alternativa, Google Tasks, si concentra sulle integrazioni con Gmail e Google Calendar. È possibile trasformare le email e gli appuntamenti del calendario in attività che rimandano alla fonte per riferimenti futuri. È possibile suddividere le iniziative più grandi in sotto-attività più piccole e aggiungere delle scadenze per ciascuna di esse. A differenza di Google Keep, non è possibile aggiungere utenti o collaboratori.

Per quanto riguarda le analogie con Google Keep, Tasks ha anche promemoria, scadenze e la possibilità di modificare i dettagli delle attività.

13. Habitica

app per liste di cose da farePiattaforme: Android, iOS

Prezzo: gratis; 4,99$/mese; 14,99/quadrimestre; 29,99$ bi-annuale; 47,99$/anno; acquisti in-app opzionali

Perfetta per: imprenditori che hanno bisogno di una gestione di base dei compiti ma che hanno bisogno di opzioni più stimolanti

Habitica è un’altra app unica nel suo genere. Se hai bisogno di qualcosa di meno serio, Habitica trasformerà la tua to do list in un gioco di ruolo. Più sarai produttivo, a più caratteristiche di gioco potrai accedere. Vai in missione, combatti battaglie, alleva animali domestici, sviluppa abilità magiche e molto altro ancora.

Per quanto riguarda la gestione delle attività, è possibile creare liste e fissare obiettivi all’interno dell’app. Habitica è davvero divertente, ma non è un granché se hai bisogno di funzionalità più solide. È una semplice app di liste da fare, sotto forma di gioco interattivo.

14. Ike

to do list settimanalePiattaforme: Android

Prezzo: gratis; Pro a 2$

Perfetta per: gestione delle attività semplice ma efficace, con promemoria

Anche Ike utilizza la matrice di Eisenhower Matrix per aiutare gli utenti a dare priorità ed eliminare le attività nella sua interfaccia utente. Puoi aggiungere scadenze una tantum o che si ripetono, promemoria basati sulla posizione, note e descrizioni. È anche possibile visualizzare una mappa e le indicazioni stradali.

15. Ikiru

come fare una to do listPiattaforme: iOS

Prezzo: 4,99$

Perfetto per: gestione di base delle to do list con uno splendido design

Ikiru è un’applicazione iOS per to do list con un’interfaccia semplice che include la maggior parte delle caratteristiche di base: checklist, note, promemoria, foto e date di scadenza. È possibile ordinare le attività non solo per data di scadenza, ma anche in ordine alfabetico, per data di ultima modifica, data di completamento e altro ancora. Copia e sposta gli elementi su diverse liste, e invia le liste via email ad altri utenti Ikiru (tieni presente che non puoi condividere le versioni sincronizzate della tua lista).

Inoltre, ha uno splendido design, con più di 2.000 icone tra cui scegliere.

16. Microsoft To-Do

microsoft to do list

Piattaforme: Android, iOS

Prezzo: gratis

Perfetta per: professionisti che utilizzano Microsoft 365 e che necessitano di funzionalità di base di programmazione e affidabilità 

Microsoft To-Do è un altra tipica app per gestire le cose da fare, che può essere utilizzata per creare liste, aggiungere note e allegati, assegnare dei colori alle attività, impostare promemoria una tantum e ricorrenti, e creare sotto-attività per rendere più gestibili le attività più grandi. Inoltre, la funzione di planner giornaliero ti suggerirà delle attività per aiutarti a essere produttivo ogni giorno.

È possibile anche collaborare con altri utenti, con la possibilità di condividere attività e to do list. Inoltre, essendo un prodotto Microsoft, le integrazioni di Office 365 sono abbastanza imbattibili.

17. Notion

notion to do list

Piattaforme: Android, iOS

Prezzo: gratis; Personal a 4$/mese; Team a 8$/mese; Enterprise a 20$/mese

Perfetta per: gestione di task combinata con la gestione di file in una location centralizzata

Notion è un’opzione ibrida, che unisce attività, note e wiki in un’unica offerta. Potrai assegnare priorità, aggiungere immagini e frammenti di codice (utile per gli sviluppatori o i gestori di siti web), creare to do list giornaliere, trascinare e rilasciare e gestire i file.

Forse la caratteristica più interessante è che scaricherà le pagine che visiterai online in modo da potervi accedere in seguito senza bisogno di una connessione.

18. Nozbe

nozbe to do list appPiattaforme: Android

Prezzo: gratis; i piani a pagamento vanno da 8$a 78$ al mese 

Perfetta per: collaborazione senza la necessità di creare un account

Nozbe è un’applicazione per Android progettata specificamente per l’uso aziendale. La sua semplice interfaccia utente consente di creare e condividere progetti, delegare compiti, allegare commenti e file e integrarsi con le applicazioni di gestione dei file come Dropbox e Evernote. Si ottengono anche le funzionalità standard di prioritizzazione, categorizzazione e tagging. 

Con Nozbe, puoi invitare un collaboratore anche se questo non dovesse avere un account. Inoltre, i report sulla produttività ti aiutano a capire come massimizzare il tempo del tuo team.

19. Remember The Milk

remember the milk app

Piattaforme: Android, iOS

Prezzo: gratis; Pro a 39,99$/anno

Perfetto per: semplice gestione di task e to do list

Remember The Milk è una delle opzioni più semplici di questa lista. L’applicazione consiste principalmente in una checklist di cose da fare in un’interfaccia utente pulita. È possibile aggiungere scadenze, sotto-attività e priorità.

La funzione più avanzata di Remember The Milk è la possibilità di condividere liste e assegnare compiti a persone specifiche. È un modo semplice e facile da usare per organizzare le tue to do list.

20. TickTick

Piattaforme: Android, iOS

Prezzo: gratis; Premium a 27,99$/anno

Perfetta per: un’app completa di gestione delle attività a un prezzo accessibile

TickTick è una delle migliori to do list app per Android e iOS, offre comandi vocali, promemoria automatici “intelligenti” basati su scadenze o posizione e quattro diversi livelli di priorità per aiutarti a tenere d’occhio le attività più importanti.

Puoi aggiungere attività all’interno dell’app o via email, impostare manualmente i promemoria (in aggiunta o al posto di quelli automatici), condividere liste e organizzare con cartelle e tag. È possibile ordinare la visualizzazione delle attività in base a parametri come la scadenza, il nome, la data di completamento, il livello di priorità e altro ancora. Inoltre, è anche possibile modificare le attività in gruppo.

21. Todoist

todoist to do list app

Piattaforme: Android, iOS

Prezzo: gratis; Premium a 3$/mese/utente; Business a 5$/mese/utente

Perfetta per: gestione delle to do list per team che hanno bisogno di un minimo di project management 

Le to do list incontrano il project management con Todoist. Ha tutte le funzionalità principali che riguardano la gestione delle attività, come le liste, i promemoria (anche quelli basati sulla posizione), il tracciamento degli obiettivi e l’opzione “Aggiungi veloce”. Utilizza il planner giornaliero per gestire la giornata e assegna i compiti al tuo team in base alle tue esigenze.

Una cosa che distingue Todoist è la sua funzionalità di apprendimento abituale. Nel corso del tempo, impara a conoscere le tue abitudini e ti motiva a continuare e ad aumentarle.

22. Trello

trello app

Piattaforme: Android, iOS

Prezzo: gratis; Business Class a 9,99$/utente/mese; Enterprise a 20,83$/utente/mese

Perfetta per: chi predilige l’apprendimento visivo rispetto alla semplice gestione delle app

Trello è fantastico. Sono di parte perché lo uso quasi tutti i giorni. È un modo visivo di vedere quali attività sono in corso (o completate). Invece di essere basato su liste, Trello usa delle schede (simili a progetti), liste e card (simili alle attività). Ogni scheda viene inserita in una delle liste di una bacheca, che si può classificare come si desidera.

Il problema di Trello è che non è stato progettato come un’applicazione per to do list: tutte le sue caratteristiche possono risultare eccessive se si ha bisogno di qualcosa di semplice. Ma se hai bisogno di aggiungere allegati, descrizioni, assegnatari, utenti, scadenze, sotto-attività, etichette e altro ancora, Trello potrebbe essere la to do list app perfetta per te.

To do list app: conclusione

Come organizzare una to do list? Come creare una to do list settimanale o giornaliera? Arrivato alla fine di questo articolo, dovresti aver capito che trovare la to do list app perfetta dipende dai tuoi bisogni e dal tuo budget. In alcuni casi, è possibile combinare la gestione delle attività con altre operazioni aziendali, come il project management o altri asset digitali. Altre volte, una semplice checklist per le tue attività personali è tutto ciò di cui hai bisogno. A prescindere da questo, puoi essere sicuro che ci sia un’opzione adatta alle tue esigenze, per realizzare le tue attività e gestire le tue to do list nel modo più produttivo ed efficace possibile.

Traduzione: Ludovica Marino

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