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come creare un webinar

Come creare un webinar in 10 semplici passaggi

Articolo di Adeel Qayum

La pandemia e le restrizioni partite nel 2020 hanno reso impossibile ogni tipo di spostamento. Ma, di fatto, uno spostamento c’è stato lo stesso: siamo passati dall’analogico al digitale. Abbiamo spalancato le porte ai webinar e agli eventi online. 

In questo articolo vedremo cos’è un webinar, come crearne uno e trasformarlo in un’opportunità di business, cammineremo tra le piattaforme più complete e utilizzate presenti sul mercato e risponderemo alle domande più frequenti su questo tema. 

Ma andiamo con ordine. Prima missione: rispondere alla domanda Che cos’è un webinar?

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Webinar: cos'è?

Si tratta di un seminario online interattivo, che ti permette di presentare i tuoi contenuti a chiunque, in qualunque parte del mondo. 

Puoi invitare le persone a partecipare in diretta, o puoi registrare la presentazione e inviarla a coloro che si sono registrati ma che non hanno potuto assistere all’evento.

Nel frattempo, puoi anche raccogliere informazioni sui partecipanti che puoi utilizzare per segmentare il tuo pubblico target e ideare campagne di marketing personalizzate.

Inoltre, è possibile integrare una sessione di domande e risposte per rispondere direttamente a qualsiasi domanda o preoccupazione del tuo pubblico.

Prima missione: completata!

Passiamo dunque al secondo obiettivo: capire come funziona un webinar. Per farlo, abbiamo elaborato un piano in 10 step. Sembrano tanti, ma non temere: è più facile di quello che credi.

Iniziamo. 

Come registrare un webinar

1. Scegli un argomento specifico 

Il tuo webinar può riguardare qualsiasi cosa, ma fai in modo che riguardi un argomento specifico e altamente rilevante per il tuo pubblico.

Ad esempio, se ti stai rivolgendo a persone interessate al marketing per gli ecommerce, puoi capire come registrare un webinar sulla SEO.

Ci sono diversi modi in cui puoi scoprire quali sono gli argomenti più interessanti per il tuo mercato di riferimento, ad esempio:

  • Parti da te. Quali sono gli argomenti che conosci meglio? 
  • Analizza le tue pagine dei social media. Cerca post e immagini con il maggior numero di condivisioni o, più in generale, con un alto livello di engagement. Ti aiuteranno a individuare il tipo di contenuti che potrebbe facilmente convertirsi in un webinar; 
  • Osserva le tue FAQ. I tuoi clienti e i tuoi potenziali clienti si pongono sempre le stesse domande? Identifica eventuali lacune nelle loro conoscenze che potresti essere in grado di colmare con uno o più webinar;
  • Dai un’occhiata al blog. Quali sono gli articoli più cliccati sul tuo sito web? Perché non trasformarli in un webinar? L’arte di riproporre un contenuto in diversi formati è fondamentale per poter scalare rapidamente la produzione di materiali di valore;
  • Analizza le ricerche dei tuoi clienti. Usa uno strumento come AnswerThePublic per scoprire cosa chiede la gente. Guarda i risultati e scegli le domande a cui potresti rispondere.

ricerca per webinar: answer the public

Una volta che avrai un’idea degli interessi del tuo pubblico, sarai pronto a scegliere un argomento e iniziare a creare un webinar. 

2. Scegli un formato per il tuo webinar

Trovare il modo migliore per presentare il tuo argomento può aiutarti a strutturare il webinar in modo più efficace. Si tratta di scegliere un formato che si adatti alla tua personalità e ai tuoi obiettivi. Ecco alcuni formati popolari:

Presentazione

Questo è uno dei formati più utilizzati per i webinar.

I webinar creati sotto forma di presentazione prevedono la partecipazione di un unico presentatore che espone una presentazione PowerPoint con audio o video in sottofondo.

Puoi scegliere questo formato se ti rivolgi ad un pubblico ristretto.

Un consiglio: aggiungi sondaggi e sezioni di domande e risposte per creare un webinar più sorprendente dal punto di vista visivo e per coinvolgere maggiormente il tuo pubblico.

Intervista

Un’altra opzione è quella di invitare un esperto del tuo settore per parlare di un particolare argomento e per rispondere alle domande dei partecipanti.

Potrebbe trattarsi di un leader del settore, di un professionista esperto o di un micro-influencer con conoscenze nel tuo settore.

Per ottenere il massimo da questo formato, assicurati di inviare al tuo esperto un elenco di domande in anticipo, chiedendogli di preparare le risposte.

Prodotto

I webinar sui prodotti consentono di dimostrare come utilizzare un determinato prodotto o servizio.

Puoi mostrare ai partecipanti come utilizzare un prodotto fisico tramite il video, o approfittare di strumenti come la condivisione dello schermo se si tratta di un software o di un servizio.

Se qualcuno si sta ancora chiedendo come funziona una certa caratteristica del tuo prodotto avrà la sua risposta, e potrà poi decidere di acquistarlo avendo tutte le informazioni a sua disposizione.

webinar intervista

3. Scegli una piattaforma per il tuo webinar

Ci sono molti software per webinar - a pagamento e gratuiti - che puoi utilizzare. Diamo una rapida occhiata ai più diffusi e completi. 

Zoom

Piattaforme per Webinar: Zoom

Zoom è sicuramente una tra le soluzioni più popolari quando si parla di piattaforme per webinar. 

Si tratta di una soluzione altamente scalabile: è perfetta per le piccole aziende con poche decine di partecipanti così come per i grandi brand che ospitano eventi da migliaia di utenti. 

Questa piattaforma per webinar è molto semplice da utilizzare grazie alla sua interfaccia intuitiva. Consente di registrare un evento e presentare in pochi clic e si collega con altri software e applicazioni (ad esempio HubSpot, Salesforce, Pardot…). 

StreamYard

Piattaforme per webinar: StreamYard

StreamYard è una piattaforma per webinar che, grazie a un’elaborata regia, consente di gestire l’evento live in corso su più canali contemporaneamente (tra cui Facebook Live e YouTube). 

Dal backend è possibile cambiare la visualizzazione, introdurre i tuoi ospiti nella diretta (ad esempio puoi iniziare tu e chiamare i guest successivamente), leggere e rispondere ai commenti di chi ti sta seguendo, inserire il proprio logo e mettere delle Call to Action in sovrimpressione in pochi e semplici passaggi. 

Infine, è possibile chiamare all’interno della diretta anche alcuni degli utenti che stanno partecipando: un bel modo per far sentire tutti protagonisti e arricchire la discussione con più opinioni. 

Google Meet

Piattaforme per webinar: Google Meet LiveStream

Google Meet ha bisogno di ben poche presentazioni: ha supportato la maggior parte delle conversazioni virtuali durante il periodo di pandemia, ma forse non tutti sanno che presenta una funzione dedicata ai webinar. 

Si chiama LiveStream ed è accessibile a chi è in possesso di un abbonamento Google Workspace enterprise standard (fino a 10mila partecipanti) o enterprise plus (fino a 100mila partecipanti).

LiveStream supporta la stessa interfaccia di Google Meet rendendolo, così, una piattaforma per webinar davvero semplice da usare. 

GoToWebinar

piattaforme per webinar: GoToWebinar

GoToWebinar è una piattaforma per webinar molto più che consolidata: si tratta di un vero e proprio leader di mercato. 

Questo incredibile successo è dovuto alle sue decine e decine di features che vanno oltre le semplici funzionalità di base per la gestione di eventi online. 

Qualche esempio? Innanzitutto offre l’opportunità di salvare i setting di un evento in modo da poterli replicare facilmente su tutti gli eventi online. Inoltre è possibile realizzare sondaggi, poll, questionari in diretta grazie ad un’esperienza di presentazione interattiva. 

Infine, consente di fare delle prove della live o di preregistrare l’evento per poi mandarlo in onda al giorno e l’ora prestabiliti. Insomma, una soluzione completa. 

On24

piattaforme per webinar: On24
Webinar con Contently

On24 è una piattaforma per webinar perfetta per le grandi aziende: non a caso è stata scelta da brand come LinkedIn, Microsoft, Nvidia, HP e IBM. 

I webinar realizzati con On24 brillano per completezza e varietà: è possibile fornire all’utente tantissime informazioni utili e attività tutte all’interno di un’unica schermata completamente customizzabile (sia lato brand, sia lato partecipanti). 

Tra i vari widget troviamo banner pubblicitari, il pannello risorse utili, lo stream commenti, il blocco Q&A, il media player e lo slideshow interattivo da cui è possibile inviare sondaggi al pubblico connesso in tempo reale. 

Una soluzione sicuramente enterprise che, però, offre una vastissima varietà di opzioni di personalizzazione. 

Quanti partecipanti prevedi per il tuo evento? Hai bisogno della possibilità di registrare? Qual è il tuo budget? E puoi fare a meno della personalizzazione e del branding?

Sulla base di queste domande, scegli un software per webinar che sia adatto alle tue esigenze e inizia a capire come funziona un webinar con il software scelto.

Un consiglio: scegli uno strumento gratuito per iniziare. In questo modo potrai farti un’idea di come funziona un webinar e di quali funzioni aggiuntive potrebbero essere necessarie per migliorare l’esperienza dei partecipanti.

4. Crea la pagina per la registrazione al webinar

Come creare un webinar? Una volta scelta la piattaforma, potrai creare la pagina di registrazione. Si tratta essenzialmente di una pagina di destinazione che incoraggia le persone a iscriversi e a partecipare all’evento.

Per prima cosa, scrivi alcune indicazioni che illustrino il programma del tuo webinar. Poi, menziona il curriculum del presentatore e degli ospiti e ciò che hanno realizzato a livello professionale. Infine, aggiungi un modulo di registrazione in cui i partecipanti lasceranno le loro informazioni di contatto e concludi la pagina con una chiara call to action.

Se sceglierai uno strumento di webinar a pagamento, dovresti vedere un’opzione per creare una pagina di registrazione. Ma se non lo fai, o se stai usando uno strumento gratuito per l’hosting di webinars, prendi in considerazione l’utilizzo di un creatore di landing page come Leadpages o Skebby.

skebby per landing page

Un altro strumento comodissimo è JotForm. È gratuito da usare per un massimo di cinque moduli di registrazione e fino a un centinaio di registrazioni. Se stai ospitando un webinar per un piccolo pubblico, questa potrebbe essere l’opzione perfetta per te.

Ma indipendentemente dallo strumento che sceglierai, dovresti essere in grado di integrarlo con la tua soluzione per webinar.

Un consiglio: se ti rivolgi a professionisti che lavorano, potrebbe essere meglio scegliere un momento della serata o durante il fine settimana. Assicurati inoltre di aggiungere il fuso orario se prevedi partecipanti da paesi diversi.

5. Organizza lo spazio e l’attrezzatura necessaria 

La cosa migliore è registrare il tuo webinar in una stanza tranquilla, lontana da eventuali rumori esterni.

Prima della registrazione, parla con i tuoi familiari o con chi vive con te e spiega loro che hai del lavoro da fare e che non vuoi essere disturbato per le ore successive.

Inoltre, imposta il tuo telefono, il tablet e gli altri dispositivi in modalità silenziosa, per evitare che eventuali notifiche interferiscano mentre sei concentrato nella creazione di webinar.

Disporre dell’attrezzatura giusta è un altro importante prerequisito per la creazione di webinar. Anche se non è necessario investire eccessivamente negli strumenti, assicurati di avere accesso a:

  • Webcam: non è necessario lanciarsi subito nell’acquisto di una webcam HD esterna per il tuo webinar. Innanzitutto prova la tua videocamera integrata (in un ambiente con molta luce). Puoi anche testare la fotocamera del tuo smartphone per la registrazione del webinar.
  • Microfono: a differenza della fotocamera, non mi fido della qualità dei microfoni integrati nel computer. Ecco perché consiglio di investire in un’unità esterna. Blue Yeti e Samson sono due buoni microfoni per la registrazione di webinar. Sono anche facili da installare in quanto è sufficiente un cavo USB per collegarli al computer.

microfono per webinar

6. Crea il tuo contenuto

Come abbiamo detto in precedenza, il tuo webinar può assumere diverse forme come ad esempio uno slide show, un video di te che usi il tuo prodotto o un’intervista a un ospite.

Indipendentemente dal formato, c’è una regola d’oro su come registrare un webinar per realizzare il tuo obiettivo: devi essere coinvolgente.

Quindi preparati a liberare la tua creatività. Come puoi fare qualcosa di speciale che catturi l’attenzione del pubblico e lo invogli a restare connesso per l’intera durata del webinar?

Non avere paura di infrangere le aspettative di nessuno. Questo è il momento di distinguersi dalla massa.

Anche se il tuo webinar dovesse essere più tranquillo, ci sono alcune buone pratiche da tenere a mente per quanto riguarda i tuoi contenuti:

  • Se hai le risorse necessarie, crea delle belle immagini personalizzate per far risaltare il tuo brand e la tua missione;
  • Assicurati che le tue slide siano brevi e interessanti, con un’idea principale per ogni diapositiva;
  • Concentrati sulle immagini piuttosto che sulle parole. Includi video, GIF e animazioni dove possibile, anche solo per stimolare la curiosità del tuo pubblico e tenerlo incollato allo schermo;
  • Non inserire blocchi di testo troppo lunghi. Al contrario, scegli alcune parole chiave che i partecipanti dovranno seguire e poi elaborale a voce,
  • Fai un sondaggio a metà della tua presentazione. Questa è un’altra tecnica per assicurarti che il webinar non risulti noioso e per coinvolgere il tuo pubblico;
  • I webinar hanno una durata media di 45-60 minuti. Ti consiglio di rimanere in questo lasso di tempo, specialmente se vuoi aggiungere opportunità di coinvolgimento come un sondaggio e una sessione di domande e risposte.

7. Invita gli utenti al tuo webinar

Nessuno parteciperà al tuo webinar se nessuno ne è a conoscenza, giusto?

Invia un’email alla tua lista di marketing per diffondere la notizia.

Quando scrivi la tua email di invito, concentrati sui vantaggi. Cosa ci guadagnano? Perché dovrebbero partecipare? Perché dovrebbero interessarsi?

In generale, mostrare al pubblico i vantaggi sarà molto più efficace che elencare in modo noioso i dettagli del webinar.

Ma, naturalmente, è necessario fornire loro i dettagli principali, come il titolo, quello di cui parlerai e la data e l’ora. Aggiungi anche un chiaro pulsante di call to action (CTA) che li porta direttamente alla tua pagina di destinazione in modo che possano iscriversi facilmente.

Ecco un esempio dall’azienda EF:

webinar ef mailing list

8. Promuovi il tuo webinar al di fuori dei tuoi contatti

Se non hai una mailing list particolarmente ricca (o anche se ce l’hai), il modo migliore per avere un numero maggiore di partecipanti al tuo webinar è quello di fare promozione.

Proprio come per qualunque altro evento o per i saldi, ci sono diverse strategie di marketing che puoi utilizzare per generare interesse verso il tuo webinar. Inoltre, dai un’occhiata alle strategie di inbound marketing per portare più visitatori al tuo webinar e convertirli in promotori della tua attività.

Vediamo alcune opzioni.

Social media

Nelle due settimane che precedono il webinar, pubblica regolarmente sui tuoi canali social, come Facebook, Pinterest, Instagram e LinkedIn.

Puoi usare Canva per creare immagini promozionali, oltre a registrarti mentre parli del webinar.

Un’altra opzione è quella di creare una pagina evento su piattaforme come Facebook e LinkedIn, che ti permettono di invitare direttamente i tuoi follower e di condurli alla landing page per registrarsi.

Non dimenticare di creare un hashtag apposito per il tuo webinar, e di fare qualche ricerca su altri hashtag popolari che possono generare ulteriore attenzione.

Promozioni e inserzioni a pagamento

Budget permettendo, le inserzioni a pagamento ti aiuteranno a raggiungere un pubblico maggiore rispetto ai tuoi canali organici.

Puoi pubblicare annunci su piattaforme come Facebook Ads, Instagram Ads, LinkedIn e Google Ads.

Un’altra opzione è l’influencer marketing, ovvero pagare gli influencer del tuo settore per promuovere il webinar e chiedere al loro pubblico di registrarsi.

Eventbrite

Promozione webinar con Eventbrite

Se c’è un luogo dove puoi dare maggior risonanza al tuo webinar, quello è sicuramente Eventbrite. 

Si tratta di un sito che consente di pubblicizzare gratuitamente i propri eventi aziendali - fisici e non - ma in che modo? Funziona attraverso i tag, i quali ti permettono di entrare in contatto con persone che hanno interessi comuni ai temi che tratti, e la posizione geografica. 

Se sei un’azienda con sede a Milano, ad esempio, Eventbrite farà comparire il tuo evento sulle bacheche di coloro che si trovano in zona. 

Insomma, un bello strumento che consente di ottenere visibilità per i propri eventi in modo completamente gratuito: quindi perché non approfittarne?

9. Effettua una prova del tuo webinar

Un aspetto da non dimenticare quando si impara come funziona un webinar è quello di non ignorare mai – e intendo dire *mai* – il test di prova.

Anche se potrebbe sembrare che tu abbia tutto sotto controllo, gli imprevisti possono verificarsi anche nonostante la più scrupolosa delle pianificazioni.

Quando farai il tuo test, avvicinati il più possibile alla realtà. Se hai intenzione di avere un ospite, fai in modo che si unisca a te mentre provi la presentazione, l’intervista o la demo.

Utilizza sempre le stesse tecnologie, così come la versione finale del materiale che presenterai.

Questa è anche una grande opportunità per risolvere i piccoli dettagli che potresti esserti perso fino a questo punto. Per esempio, come passerai da un relatore all’altro o da un argomento all’altro, o quanto tempo dovrebbe durare la parte di discorso di qualcuno.

A seconda di ciò che resta da pianificare, ti consiglio di effettuare la prova generale da uno a due giorni prima della presentazione finale. In questo modo sarà abbastanza vicina al giorno in cui avrai il vero webinar, ma avrai comunque il tempo di affrontare eventuali problemi o cambiamenti dell’ultimo minuto.

fai sempre una prova

10. Ciak, azione!

Hai fatto una presentazione fantastica. Hai allestito il tuo palcoscenico e hai creato il tuo piano di lavoro. Hai promosso il tuo webinar all’interno della tua rete e non solo.

È ora di andare in scena!

E una volta che avrai concluso il tuo webinar, ricordati che non sarà davvero concluso alla fine dei 60 minuti di presentazione.

Fare follow-up può davvero fare la differenza per raggiungere gli obiettivi che stavi cercando di raggiungere in primo luogo, come ottenere più contatti o incrementare le vendite.

Assicurati di inviare un’e-mail a tutti i tuoi partecipanti per ringraziarli con un link alla registrazione del webinar, se avrai deciso di offrire questa opzione.

In quell’email, potrai anche inviare loro un’offerta speciale o condurli in altro modo all’interno del tuo funnel di vendita. Continua regolarmente a coltivare le relazioni con il tuo pubblico di riferimento, in modo da farle crescere e diventare più stabili.

Le domande più frequenti sui webinar

È possibile creare un webinar gratis?

Sì, ormai quasi tutte le piattaforme social offrono una forma di live, utile se vuoi provare l’ebrezza di un webinar gratuitamente. 

Puoi partire con Facebook Live o una diretta YouTube: hanno alcune limitazioni rispetto alle piattaforme per webinar a pagamento (ad esempio presentare delle slide non è possibile) ma, per iniziare, sono più che ottime. 

Guadagnare con i webinar è possibile?

Sì, puoi guadagnare facendo pagare l’accesso all’evento o attraverso donazioni (piattaforme come Zoom hanno la funzione integrata).

Se volessimo andare oltre il puro guadagno monetario, con i webinar è possibile arricchirsi di dati: puoi inserire delle domande nel form di iscrizione per conoscere al meglio i partecipanti e dettagliare meglio gli utenti presenti nel tuo CRM. 

Come registrare un webinar: conclusione

Quindi, come registrare un webinar?

  1. Scegli un argomento specifico
  2. Scegli un formato per il tuo webinar
  3. Scegli una piattaforma per webinar
  4. Crea la pagina di registrazione
  5. Organizza lo spazio e l’attrezzatura necessaria
  6. Crea il tuo contenuto
  7. Spedisci gli inviti per il tuo webinar
  8. Promuovi il tuo webinar
  9. Effettua un test di prova
  10. Vai in scena!

Ecco fatto. Dieci passi per pianificare ed eseguire un fantastico webinar.

Se all’inizio ti sentirai sopraffatto, non preoccuparti. C’è un sacco di lavoro da fare per organizzare un evento come questo, e continuerai a migliorare con ogni evento che realizzerai.

La cosa più importante da tenere a mente è assicurarsi di fornire sempre un valore unico al proprio pubblico, mantenendolo impegnato e intrattenendolo lungo il percorso.

Se riuscirai a fare questo, li conquisterai fino a farli diventare dei clienti paganti, dei clienti fedeli ed eventualmente anche dei promotori del tuo brand e del tuo business.

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