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Gestione del magazzino: cos'è e come farla per il tuo business

Articolo di Ludovica Marino

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Come gestire al meglio un magazzino

Cosa vuol dire di preciso gestione del magazzino? In pratica, cercare di assicurarsi che tutti i processi e le dinamiche interne si svolgano in modo fluido e senza intoppi.

Ma come gestire il magazzino del tuo ecommerce? Dalla ricezione alla conservazione alla spedizione dei tuoi prodotti, è fondamentale prendere in considerazione le fasi e gli aspetti principali della gestione magazzino per assicurarsi di avere una logistica fluida ed efficace.

Ecco cosa devi tenere a mente per la gestione del tuo magazzino:

  • Organizza i documenti di gestione del magazzino
  • Stabilisci i ruoli all’interno del magazzino
  • Occupati della sicurezza del magazzino
  • Gestisci merci e ubicazione

Vediamo queste fasi più nel dettaglio. 

come gestire un magazzino

Organizza i documenti di gestione del magazzino 

Non appena inizierai a gestire il tuo magazzino ti renderai conto che dovrai occuparti di tantissimi documenti. 

Ecco i principali: 

  • Documento di trasporto (DDT): questo è il documento che accompagnerà tutti i prodotti presenti all’interno del tuo magazzino. Può essere sostituito dalla fattura accompagnatoria, e a seguito di una vendita sarà accompagnato dalla relativa fattura. 
  • Fatture di acquisto e di vendita: necessarie e obbligatorie da un punto di vista fiscale, ti saranno utili per tenere sotto controllo le entrate e le uscite del tuo magazzino. 
  • Inventario del magazzino: da aggiornare costantemente, per assicurarti di non restare senza scorte, per tenere sotto controllo i prodotti che vendono di più e quelli che vendono di meno, e anche per notificare i fornitori di eventuali prodotti danneggiati.
  • Elenco degli ordini dei clienti: da non sottovalutare, potrebbe tornarti utile nel momento in cui i clienti dovessero contattarti o chiedere eventuali chiarimenti sui loro ordini. 

Stabilisci i ruoli all’interno del magazzino

Come in un qualunque processo aziendale, al centro delle attività del tuo magazzino ci sono le persone. 

Proprio per questo motivo, definire dei ruoli ben precisi per la forza lavoro che gravita intorno al tuo business è fondamentale per una corretta gestione del magazzino. 

I ruoli principali saranno: 

  • Magazzinieri: seguono i tuoi prodotti dal loro arrivo in magazzino fino alla loro spedizione. 
  • Responsabile del magazzino: il ruolo del responsabile è quello di coordinare tutte le attività del magazzino.
  • Supply Chain Manager: necessario per magazzini che gestiscono un elevato numero di prodotti e spedizioni, si occupa di organizzare approvvigionamento, trasporto e spedizione dei prodotti. 
  • Responsabile delle spedizioni: la figura che supervisiona imballaggio e spedizione e che si interfaccia con i corrieri e i servizi di spedizione.
  • Trasportatori: le figure che mettono in contatto il magazzino con il cliente finale, hanno il compito di garantire l’integrità dei prodotti e di consegnarli nei tempi stabiliti.

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Occupati della sicurezza del magazzino

Oltre a garantire la corretta conservazione dei prodotti, il tuo magazzino deve essere un posto sicuro per chiunque lavori in esso. 

Ecco perché dovresti sempre fare in modo che il magazzino sia ordinato, pulito e organizzato, e che tutti i macchinari, veicoli e attrezzature varie siano sottoposti a revisione periodica. 

Assicurati di formare tutti i dipendenti in modo che rispettino le corrette norme di sicurezza, e per un magazzino davvero sicuro potresti prendere in considerazione l’idea di ingaggiare uno specialista della sicurezza che ti sappia indicare eventuali provvedimenti da prendere in considerazione. 

Gestisci merci e ubicazione

Dove posizionare i prodotti all’interno del magazzino? L’organizzazione delle merci è un aspetto essenziale della gestione del magazzino, e avrà un effetto diretto sull’efficienza di quest’ultimo.

Dovrai prendere in considerazione la rotazione dei prodotti, pensare a quali tipologie dovranno essere più accessibili dagli operatori e quali potranno trovarsi in zone più distanti. Inoltre, dovrai pensare a quale criterio utilizzare per l’organizzazione delle scaffalature. 

Ci sono diverse modalità per gestire l’ubicazione dei tuoi prodotti:

  • Ubicazione fissa: ogni prodotto è assegnato a una determinata posizione, e i magazzinieri conosceranno la posizione di ogni articoli senza aver bisogno di ausili esterni. 
  • Ubicazione aleatoria: i prodotti sono organizzati liberamente, e un software di gestione magazzino indica ai magazzinieri dove si trovano i prodotti. 
  • Ubicazione mista: i prodotti sono organizzati in base alla tipologia di prodotto, alla frequenza di rotazione e alla vicinanza alle aree di carico e scarico. 

L’ubicazione fissa è più adatta a magazzini di dimensioni ridotte, mentre quella aleatoria e mista sono perfette per magazzini più strutturati e che gestiscono un elevato numero di prodotti, a causa della necessità di un software aziendale. 

Ma come funzionano i software di gestione del magazzino? 

Software di gestione del magazzino

software di gestione magazzino

Cosa sarebbe il mondo senza tecnologia? Se c’è chi risponderebbe “un posto migliore”, sono sicura che il tuo magazzino non la pensa allo stesso modo. 

Eh già, perché se negli stadi iniziali del tuo business potresti cavartela benissimo anche senza utilizzo di particolari tecnologie, quando inizierai a gestire volumi elevati di ordini e di prodotti, un software di gestione magazzino ti cambierà letteralmente la vita. 

Non solo potrai risparmiare tempo (e denaro), eviterai errori e renderai tutta la logistica del tuo magazzino molto più efficiente. 

Come gestire un magazzino con Excel

Non ci crederai, ma puoi occuparti della gestione del magazzino direttamente su Excel, senza spendere centinaia di euro per un software a pagamento. 

Ma come gestire un magazzino con Excel? 

Per gestire un magazzino con Excel dovrai creare un file composto da tre fogli di lavoro:

  1. Magazzino
  2. Carico
  3. Scarico

All’interno del foglio Magazzino potrai organizzare tutti i prodotti presenti nel magazzino, ovvero la quantità in giacenza, calcolata in base alla differenza tra il carico e lo scarico della merce. 

Per calcolare questa differenza, puoi usare la funzione Excel SOMMA.SE.

Ad esempio, la cella B4 del foglio Magazzino conterrà la seguente funzione:

=SOMMA.SE(Carico!$A$4:$A$13; Magazzino!A4;Carico!$B$4:$B$13) - SOMMA.SE(Scarico!$A$4:$A$13; Magazzino!A4;Scarico!$B$4:$B$13)

(Questo esempio si riferisce a un intervallo di 11 righe, dalla riga 3 alla riga 13 del foglio di lavoro)

Oltre alla quantità in giacenza, potrai aggiungere altre colonne utili come Fornitore, Prezzo di vendita e prezzo di acquisto. 

All’interno del foglio di lavoro Carico non saranno necessarie funzioni Excel, ma puoi utilizzare la  funzione di Convalida dati per poter inserire i prodotti da un menu a scomparsa, al fine evitare errori. 

convalida dei dati

All’interno del foglio di lavoro Scarico saranno presenti i prodotti in uscita. Nella cella accanto a quella utilizzata per registrare i prodotti in uscita, potrai inserire la quantità residua (ovvero quella in giacenza in magazzino) grazie a un’altra funzione:

=SE(A4=””;””;CERCA.VERT(Scarico!A4;Magazzino!$A$3:$B$13;2;FALSO))

Si tratta della funzione CERCA VERTICALE, che ti permette di cercare prodotti all’interno di colonne presenti nei fogli di lavoro. 

Oltre a queste impostazioni, potrai chiaramente modificare il tuo file di gestione magazzino inserendo tutte le colonne, i dati o le funzioni che ritieni necessarie.  

Come creare un programma di gestione magazzino con Access

Tra i migliori software di gestione magazzino presenti sul mercato, Microsoft Access ti consentirà di creare e gestire diversi tipi di database.

Il tutto è semplice e intuitivo, tutto quello di cui avrai bisogno sarà il tuo computer e il software Access.

Ma come creare un programma di gestione con Access?

  1. La prima cosa che dovrai fare sarà installare il pacchetto Microsoft Access.
  2. Dall’elenco dei modelli, clicca sulla categoria Business e seleziona il modello Time Card.
  3. Scarica il modello del programma di gestione magazzino più adatto al tuo business.
  4. Leggi la Guida che ti spiegherà passo dopo passo come utilizzare il programma appena scaricato.
  5. Inizia a inserire le informazioni sui prodotti da catalogare all’interno delle varie tabelle presenti.
  6. Dalla parte superiore della finestra potrai navigare all’interno del database e generare eventuali report.

Come migliorare la prestazione del tuo magazzino

migliorare la prestazione

Puoi migliorare la prestazione del tuo magazzino in due modi principali:

  • Piccole azioni per un miglioramento costante
  • Grandi progetti di innovazione per rivoluzionare l’attuale stato del magazzino

Premettendo che i piccoli e costanti miglioramenti possono solo fare del bene al tuo magazzino, per capire il tipo di approccio da adottare è necessario effettuare prima un’analisi logistica del magazzino per individuare eventuali problemi e lacune. 

Nel caso delle piccole azioni, potresti ad esempio pensare di intervenire sulle Risorse Umane, analizzare i problemi che si verificano con una certa costanza e cercare di capire come poterli risolvere nel minor tempo e nel modo più efficace possibile. 

Se deciderai di seguire questo approccio, potrebbero esserti particolarmente utili i KPI.

Se deciderai di optare per il secondo approccio, quello più “rivoluzionario”, dovrai prendere in considerazioni modifiche che potrebbero cambiare radicalmente l’attuale gestione del magazzino. 

Ad esempio, potresti decidere di esternalizzare alcune attività, espandere il tuo magazzino o investire su una nuova tecnologia che vada a migliorare le attuali condizioni del tuo sistema di logistica. 

Incoerenze relative alla gestione del magazzino: cosa fare

Secondo le analisi dell’Agenzia delle Entrate, spesso la gestione del magazzino nasconde diverse anomalie - più o meno intenzionali. 

Proprio per questo motivo, le attività di controllo dei magazzini avviene in modo sempre più approfondito e completo. 

A volte le anomalie sono frutto di dimenticanze: queste si verificano quando, ad esempio, le rimanenze della fine di un anno sono diverse da quelle iniziali dell’anno successivo. 

L’anomalia denominata “incoerenza nella gestione del magazzino” si verifica invece quando l’indice “Durata delle scorte” appare superiore ai livelli misurati negli studi di settore e si riscontra un incremento delle rimanenze finali. 

Se l’Agenzia delle Entrate dovesse riscontrare questo tipo di incoerenza nel tuo magazzino, hai due opzioni:

  • Se ritieni che la situazione sia giustificabile potrai rispondere alla lettera ricevuta dall’Agenzia delle Entrate tramite l’apposito software per le comunicazioni relative alle anomalie.
  • Se ritieni di aver commesso un errore e riconosci l’anomalia riscontrata, potrai presentare una dichiarazione integrativa e regolarizzare la tua posizione fiscale. 

Gestione magazzino: le 3 domande più frequenti 

No, gestire un magazzino non è certo una passeggiata. Sono quindi abbastanza sicura che avrai nella tua testa decine di domande. 

Vorrei poter rispondere a tutte, ma penso che un buon compromesso possa essere rispondere alle domande più frequenti che si pone chi si affaccia per la prima volta alla gestione del magazzino.

E spero che la risposta a queste domande possa essere utile anche a te. 

Quanto costa gestire un magazzino? 

Tendenzialmente, i costi di gestione del magazzino corrispondono al 25% del valore delle scorte disponibili all’interno del magazzino, ma per avere un’idea chiara dei costi è necessario prendere in considerazione diversi fattori.

costi di gestione magazzino

Puoi individuare tre categorie principali di costi di gestione del magazzino:

  • Costi di gestione dell’ordine: quelli a cui dovrai far fronte ogni volta che effettuerai un ordine per il tuo magazzino, che riguardano la procedura e le spese di logistica.
  • Costi di mantenimento: ovvero i costi necessari per mantenere i prodotti all’interno del magazzino. Questi includono i costi di capitale, di magazzinaggio, di servizio e di rischio. 
  • Costi di stock out: i costi che dovrai sostenere nel momento in cui si dovesse verificare una rottura di stock, ovvero consegne urgenti, cambio di fornitore, sostituzione con articoli meno redditizi e così via, fino ad arrivare alla perdita della fidelizzazione dei clienti. 

Se alcuni di questi costi (come quelli di logistica o di mantenimento) sono facili da calcolare, altri (come quelli della perdita della fiducia dei clienti) sono molto più vaghi. Ciononostante, sono tutti aspetti che dovrai prendere in considerazione nella gestione del tuo magazzino.

Quali sono le fasi della gestione di un magazzino?

Nonostante nella gestione di un magazzino ci siano tantissimi aspetti da prendere in considerazione, è possibile individuare tre fasi principali:

  • Fase di ricevimento: l’arrivo dei prodotti nella sede fisica. 
  • Fase di smistamento: l’organizzazione dei prodotti all’interno degli scaffali e delle diverse aree del magazzino. 
  • Fase di vendita: consegna ai trasportatori o nel luogo adibito alla vendita.

Gestire un magazzino non è certo un’impresa da nulla. Una corretta gestione include diverse figure professionali, l’organizzazione di prodotti e ordini dei clienti e la messa in sicurezza dell’effettiva sede fisica del magazzino. 

Per affrontare la gestione magazzino in modo efficiente, è quindi essenziale essere preparati. 

fasi di gestione

Cos’è il tasso di rotazione del magazzino?

Il tasso di rotazione indica il tempo necessario a esaurire gli articoli presenti all’interno del magazzino e quello necessario per un ulteriore approvvigionamento degli stessi.

All’interno del tuo magazzino ci saranno alcuni prodotti che avranno un maggiore tasso di rotazione, ovvero quelli che vengono ordinati e venduti più spesso, e altri prodotti con un tasso minore, che resteranno in magazzino per mesi prima di essere venduti. 

Tendenzialmente, i prodotti di cui i clienti hanno bisogno con una certa costanza, o quelli con un prezzo più accessibile, hanno un tasso di rotazione maggiore rispetto a prodotti stagionali o con un prezzo eccessivamente alto. 

Gestione magazzino troppo difficile? Prova il dropshipping 

Se hai scoperto cosa comporta la gestione del magazzino e hai deciso di non volerci avere niente a che fare, potresti prendere in considerazione il modello di business del dropshipping

dropshipping

Nessun inventario, nessun magazzino, e nessun rischio. Dovrai semplicemente trovare i fornitori più adatti alla tua attività e importare i loro prodotti nel tuo ecommerce. 

Ogni volta che un cliente effettuerà un acquisto il tuo compito sarà solo quello di inoltrare l’ordine al tuo fornitore, che si occuperà di imballare e spedire l’ordine al tuo cliente, e di ricevere il pagamento.

Il cliente riceverà il suo ordine, il tuo fornitore guadagnerà la sua parte e tu realizzerai un profitto senza doverti preoccupare di documenti di trasporto o di gestione della logistica. 

Naturalmente, se vendi i tuoi vestiti o prodotti artigianali questo non è il modello di business più adatto a te. 

Ma per uno store più tradizionale, dove devi procurarti stock di prodotti per rivenderli online potrebbe essere un’ottima soluzione per evitare la gestione del magazzino, o un modo perfetto per muovere i primi passi nel mondo dell'ecommerce.

Potresti infatti testare la tua idea con il dropshipping e, se dovesse avere successo, pensare di acquistare stock di prodotti. 

D’altronde, uno dei vantaggi principali del dropshipping è proprio la flessibilità e la possibilità di testare diverse idee di prodotti.

Diventa il tuo solo e unico capo. Avvia il tuo negozio online in dropshipping e trova prodotti da vendere in pochi clic.

Avvio un business in dropshipping

Gestione del magazzino: conclusione 

La gestione del magazzino è uno dei compiti più importanti (e più complessi) della tua attività di ecommerce. 

Riuscire a risparmiare tempo, denaro e risorse è fondamentale per avere la possibilità di concentrarti sull’aumento del tuo fatturato evitando errori e imprevisti.  

Seguendo i consigli e i trucchi che hai trovato all’interno di questo articolo, sono sicura che riuscirai a risolvere tutti i problemi di stoccaggio, ricerca e recupero dei tuoi prodotti, per gestire il tuo magazzino in modo fluido ed efficiente. 

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