Smart working: significato, come funziona e perché è importante

Articolo di Ludovica Marino 05/12/2020

Mai come adesso si sentono sempre più persone parlare di smart working, o lavoro agile. Coronavirus a parte, l’interesse verso il lavoro "smart" è in costante crescita. Ma di cosa si tratta esattamente?

Cosa significa smart working? Che differenza c’è con il lavorare da casa o remote work, il lavoro da remoto? Quali sono i vantaggi e gli svantaggi? Cosa prevede la legge e come gestire questa nuova modalità di lavoro?

Queste sono solo alcune delle domande a cui troverai risposta in questo articolo.

Che aspetti allora? Continua a leggere e scopri come funziona lo smart working per le aziende italiane.

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Smart working: significato e disambiguazioni

Lavorare secondo questo modello non vuol dire essere dei nomadi digitali, o lavorare da casa come freelance.

Soprattutto in questo periodo di pandemia, sono nati a profusione neologismi legati al lavorare "smart" che hanno contribuito a una situazione di già grande confusione.

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Vediamo quindi di fare chiarezza sulla definizione di smart working e su cosa non è.

La definizione di smart working, che senza inglesismi si chiama "lavoro agile", come da ordinamento italiano è:

“una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell’attività lavorativa.”

Fonte: Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana

Anche questa definizione non è particolarmente definita, con termini come "possibile utilizzo" e "anche con forme...", ma emergono chiaramente tre elementi:

- la volontarietà della scelta da entrambe le parti
- le nuove forme di organizzazione del lavoro necessarie
- l'assenza di vincoli precisi di luoghi e tempi

È chiaro quindi che se la tua azienda ti permette di lavorare da casa un giorno a settimana, non si può parlare propriamente di smart working.

Le aziende che fanno smart working, soprattutto in Italia, sono dei precursori che stanno cercando di modificare il modo di lavorare “tradizionale”, quello che richiede necessariamente di stare dietro a una scrivania, in un ufficio, dalle 9 alle 18 dal lunedì al venerdì.
Il fondamento del lavoro agile è principalmente la fiducia tra datore di lavoro e dipendente.

Inoltre lo smart working prevede una nuova tipologia contrattuale, e in questo si differenzia dall’home working o dal remote working.

Lo smart working è un nuovo approccio al mondo del lavoro, alla collaborazione tra dipendente e azienda. Il dipendente lavora da casa non per lavorare di meno, o per non essere controllato, ma anzi diventa responsabile e consapevole del proprio lavoro, dei risultati che deve raggiungere.

Gli obiettivi professionali del dipendente si fondono con quelli aziendali del datore di lavoro, e in questo modo aumenta la produttività.

Ma al tempo stesso, potendo gestire liberamente il proprio tempo e i propri luoghi di lavoro, il lavorastore dovrebbe ottenere benefici in termini di equilibrio tra vita privata e lavoro, senza dover sacrificare una delle due.

smart working donna

Smart working in Italia - normativa generale

Dal 2017 è presente un quadro normativo definito per lo smart working in Italia. La normativa specifica cosa si intende per lavoro agile, dandone una definizione completa e regolando l’accordo che viene instaurato tra azienda e dipendente.

Ecco alcuni elementi della normativa, spiegati:

C'è differenza di compenso nel lavoro agile? In smart working, la retribuzione dovrebbe essere uguale a quella dei dipendenti di pari mansione non in regime di lavoro agile (parità di trattamento).
Chi può richiedere lo smart working? Tutte le aziende e i dipendenti aziendali possono richiedere di lavorare in modo agile, e l'accordo deve prevedere il benestare di entrambe le parti.
Quanto dura lo smart working? Secondo la normativa, i contratti in lavoro agile possono essere a tempo determinato o indeterminato. Il recesso è possibile in presenza di un valido motivo con un anticipo di 30 giorni (90 per i disabili).
Come, dove e quando si lavora in smart working? Nell'accordo devono essere specificate sia le modalità di controllo della prestazione lavorativa quando al di fuori dei locali aziendali (articolo 4, Statuto dei Lavoratori), sia i dettagli relativi agli strumenti utilizzati dal lavoratore. Non è previsto un limite ai luoghi da cui questa può essere effettuata.
Per quanto riguarda gli orari, è fatta esplicita menzione del diritto alla disconnessione del lavoratore e sono riconosciuti come inviolabili i limiti di orario previsti dalla normativa e dalla contrattazione.
Che tutele sono previste per i lavoratori agili? Si mantiene il diritto alla tutela prevista in caso di infortuni e malattie professionali, anche per il lavoro svolto all’esterno dei locali aziendali e nel tragitto tra l’abitazione ed il luogo prescelto per l'attività.

COVID-19 e Smart working: fino a quando?

Nell’ambito delle misure adottate dal Governo per il contenimento e la gestione dell’emergenza COVID-19, sono state anche modificate le modalità di accesso allo smart working.

A tutte le aziende e le imprese è stato raccomandato di adottare il lavoro agile per quanto possibile, per tutte le attività che possono essere svolte da remoto rispetto al normale luogo di lavoro.

In pratica, se la tua attività non deve necessariamente essere svolta all’interno di un ufficio, potresti rientrare tra chi può fare smart working.

Ma fino a quando è previsto questo smart working incentivato? Per tutta la durata dello stato di emergenza, che dall'inizio della pandemia è stato più volte esteso.

Potenzialità e rischi

A questo punto, se ancora non fosse chiaro, potrebbe essere lecito chiedersi se valga la pena introdurre lo smart working e orientarsi verso questa nuova modalità di lavoro.

Il lavoro agile offre vantaggi enormi se ben implementato, ma anche potenziali rischi se non adeguatamente strutturato. Vediamone alcuni:

vantaggi e rischi smart working

Vantaggi dello smart working

Aumenta l’autonomia e la libertà del dipendente, permettendogli una maggiore flessibilità nell’organizzazione del proprio tempo.
Fa risparmiare all’azienda denaro per quanto riguarda ambienti di lavoro, trasporti, elettricità, ecc.
Migliora l’equilibrio della vita lavorativa con la vita personale.
Se il lavoro agile è strutturato in modo efficiente, si verifica un aumento della produttività degli individui.
La qualità di vita dei dipendenti è maggiore, il che equivale a un maggiore interesse da parte di talenti del settore verso le aziende che offrono la possibilità di fare lavoro agile.

Rischi dello smart working

Il dipendente potrebbe vedere la sua vita personale come invasa da quella lavorativa.
Il lavoratore potrebbe sentirsi isolato a causa dell’assenza di interazione con i colleghi, e potrebbe sentirsi come parte non integrante dell’azienda.
Se il lavoro agile non è strutturato in modo efficiente, si verifica una diminuzione della produttività degli individui e l’azienda potrebbe non avere controllo sulla quantità o qualità del lavoro.

Questi rischi sono evitabili implementando una strategia adeguata e non improvvisando il lavoro agile. In particolare, bisogna modificare non solo gli spazi, ma anche la cultura aziendale e gli strumenti utilizzati, come vedremo a breve.

Come funziona lo smart working

lavoro agile

Per strutturare in modo efficiente il concetto di lavoro agile, è necessario agire su più aspetti per assicurarsi di prendere in considerazione priorità, struttura e obiettivi dell’azienda.

Non è sufficiente lavorare da casa e utilizzare programmi e tecnologie per completare i propri incarichi. Smart working non vuol dire telelavoro.

Al contrario, prevede la riorganizzazione del classico modello di business, e la modifica degli spazi.
In particolare, i cambiamenti necessari riguardano:

L’ufficio non è più un luogo obbligatorio all’interno del quale si ritrovano i dipendenti di un’azienda, ma diventa uno spazio lavorativo dove i singoli individui sono liberi di andare e venire in base alle necessità. Per ottenere ciò, gli spazi devono essere modificati in ottica di condivisione, di motivo di utilizzo (ad esempio, salette insonorizzate per le call) e prenotabili online. In questo modo diventano luoghi ottimali, all’interno del quale possono nascere nuove idee e nuovi sviluppi di business.
I dipendenti hanno più libertà e godono della possibilità di poter regolare in modo indipendente i propri orari di lavoro, ammesso che portino a termine gli obiettivi preposti dall’azienda.
L’azienda, dal conto suo, deve trovare modi di controllare e misurare le prestazioni dei propri dipendenti, per assicurare un elevato e continuo livello di produttività.
Per riuscirci deve cambiare l'approccio al lavoro, non più corecitivo ma proattivo e basato sulla fiducia, con una chiara definizione degli obiettivi visibile a tutti (possono essere utili strumenti come Trello).
Azienda e dipendenti si affidano in larga parte a strumenti tecnologici che permettono loro di restare in contatto e di comunicare in modo efficace.
Il datore di lavoro tipicamente fornisce gli strumenti base (PC, VPN, smartphone aziendale, etc), ma ogni individuo dovrà occuparsi di curare il proprio home office, per assicurarsi di lavorare in un ambiente adatto e che stimoli la propria produttività.

Come si vede dunque lo smart working è un processo aziendale complesso che investe ogni area lavorativa, e che per essere implementato necessita di un vero "percorso".

Smart working: come fare a strutturare uno "smart working journey"

Un percorso sviluppato per fasi, basato sull'ascolto, sull'analisi dei dati, sulla valutazione dei risultati e sul cambiamento delle strategie in base ad essi.

In particolare, le varie fasi sono:

Learn
- Concept
- Survey
Design
- Vision
- Roadmap
Execute
- Pilot
- Implementation

Si passa quindi da una fase preliminare di studio della fattibilità, che si basa sull'ascolto dei dipendenti e del management e della valutazione degli obiettivi. Poi si crea il progetto vero e proprio, strutturando le linee guida e le priorità. E solo in una fase avanzata si implementa lo smart working vero e proprio, prima come progetto pilota con un numero limitato di risorse e poi, in base ai feedback ottenuti, nel resto dell'organizzazione.

Insomma, un processo lungo e complesso che richiede tempo, strutturazione e spesso anche consulenza esterna.

Diffida quindi delle offerte smart working che propongono "due giorni a settimana da casa", e in generale delle soluzioni rapide, improvvisate, copiate: ogni azienda è diversa e ha bisogno di un percorso specifico, accompagnato da una comunicazione interna ben fatta per non lasciare indietro nessuno.

Lavoro agile ed ecommerce: come organizzare il lavoro

ecommerce smart working

Come abbiamo detto, il lavoro agile è ben diverso dal semplice telelavoro. È necessario riprogrammare l’attività e la struttura del business per rendere tutti i processi di lavoro adatti a questo nuovo modello lavorativo.

Nel caso di un ecommerce, ovviamente non è possibile sostituire il lavoro in magazzino, quello che concerne il packaging e le spedizioni, ma ci sono alcuni aspetti dell’ecommerce che è tranquillamente possibile gestire da remoto.

Se invece gestisci la tua attività di ecommerce con il dropshipping in Italia o dal mondo, non avrai problemi per quanto riguarda magazzino e logistica!

Ma quali aspetti dell’ecommerce è possibile adattare al lavoro agile?

Sicuramente tutto quello che riguarda strategie di marketing e servizio clienti. Potrebbe sembrare complesso, ma nell’epoca dei nomadi digitali tutto è possibile.

È importante prima di tutto ottimizzare i tempi di lavoro. Una buona idea potrebbe essere quella di organizzare una videoconferenza settimanale con i membri del team per controllare i progressi e discutere di eventuali modifiche.

Inoltre, è anche fondamentale assicurarsi che ogni dipendente sappia esattamente cosa fare. Per questo, si potrebbero dividere e assegnare le attività in modo dettagliato e preciso, per non lasciare spazio a eventuali fraintendimenti che potrebbero risultare in ritardi nel processo di gestione del business.

Ovviamente, non dimenticarti dei membri del tuo team, e resta sempre reperibile per rispondere a eventuali dubbi o per risolvere eventuali problemi.

Infine cerca di organizzare anche momenti di "svago" che possano almeno in parte sostituire o integrare quelli in presenza: video-aperitivi, canali su Slack per gli argomenti non lavorativi, e magari lezioni di yoga su Zoom qualche mattina a settimana sono tutte idee che non sono aiuteranno il tuo team a rimanere affiatato, ma vedrai che potranno anche aumentare la produttività.

E tu? Lavori in smart working o sei un business che sta gestendo la sua attività con questo modello? Raccontaci la tua esperienza nei commenti qui sotto!