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Software ERP: cos’è e quali sono i migliori

Articolo di Ludovica Marino

Hai seguito le strategie di marketing più adatte, hai creato delle campagne di email marketing che hanno portato entrate stratosferiche, e hai ottimizzato la customer experience. Ora il tuo business è cresciuto, e qualcuno ti ha consigliato di iniziare a usare un software ERP. 

Ma cos’è, e di cosa si tratta esattamente? 

Con la crescita della tua attività, potresti arrivare a un punto in cui un semplice foglio di calcolo non riesce più a tenere traccia di tutti gli aspetti gestionali del tuo business. 

Ecco quindi che entrano in gioco i software gestionali ERP. 

In questo articolo scoprirai esattamente cosa significa software ERP, come funzionano questi software e cosa possono fare per la tua azienda. 

Ah, e troverai anche un elenco con i 7 migliori software a tua disposizione. In questo modo, se dovessi decidere che è arrivato il momento di utilizzare un software gestionale per la tua attività, saprai già da dove iniziare e quale scegliere. 

Che aspetti allora? 

Continua subito a leggere.

Cos’è un software ERP? 

Quando si parla di nuove tecnologie e di software è facile lasciarsi spaventare, ma non temere. 

Anche se potrebbe sembrare un’impresa impossibile, ti garantisco che capire cosa sono e come funzionano questi software vale davvero la pena. 

Quindi, cos’è questo ERP? 

Un software ERP è un’applicazione che automatizza i processi aziendali, offre dati e controllo interno, lavorando con un database centrale che raccoglie informazioni dai vari dipartimenti del business (produzione, vendite, marketing, risorse umane, ecc.). 

Si tratta quindi di un tipo di software che le aziende utilizzano per gestire le attività del loro business. 

La maggior parte delle aziende utilizza dei sistemi finanziari e operativi per gestire le loro attività, ma spesso questi sistemi si limitano ai processi aziendali quotidiani, e non sono adatti a sostenere la crescita del business.

I software ERP dispongono di una tecnologia che permette alle aziende di avere una visione a 360 gradi di tutti gli elementi e le funzioni che riguardano la loro attività. 

Raccolgono i dati di tutti i settori di un’azienda, eliminano quelli in eccesso, sincronizzano tutte le attività aziendali e tengono traccia di ogni processo. 

È facile quindi intuire l’importanza di questi sistemi gestionali. Una volta compreso il loro potenziale e l’enorme differenza che potrebbero fare per il tuo business, vedrai che i software ERP ti sembreranno molto meno complicati di quanto pensavi. 

Ma cosa vuol dire questo acronimo?

Cosa vuol dire ERP?

ERP sta per Enterprise Resource Planning, che possiamo tradurre letteralmente in pianificazione delle risorse aziendali. 

Questo acronimo si riferisce all’insieme di software utilizzati dalle aziende per gestire tutte le attività aziendali, dalla contabilità al project management, dalla finanza alle risorse umane. 

Il termine iniziò a diffondersi all’inizio degli anni ‘90, per indicare una tipologia di software con determinati requisiti, come la gestione di più reparti o la standardizzazione delle funzioni aziendali. 

La prima versione di un software ERP fu creata per collegare l’area della contabilità e l’area logistica delle aziende. In pratica, approvvigionamento e magazzino. 

Chiaramente, con il passare degli anni e l’aumento delle tecnologie a disposizione delle aziende questi software gestionali si sono evoluti e sono arrivati a coprire l’intero mercato e a diventare, nel 2022, dei software gestionali estremamente complessi ed efficienti.

Quindi, come funzionano i software gestionali ERP nel 2022?  

software erp cos'è

Come funziona un ERP?

I software ERP ottimizzano tutti i processi aziendali. Di conseguenza, è necessario che tutte le informazioni relative al business siano libere e accessibili da tutti i reparti. 

Il principio di funzionamento dei software gestionali ERP è infatti proprio la capacità di centralizzare i dati provenienti da tutte le attività aziendali per organizzarli in un unico database. 

Un software ERP è composto da tre sezioni principali:

  • Suite: la struttura del software, ovvero l’insieme di tutte le informazioni configurate e organizzate a seconda delle necessità personali del business.
  • Moduli: i software che gestiscono i diversi aspetti dell’azienda. Ogni ERP avrà diversi moduli in base ai fattori che vanno analizzati (produzione, finanza, magazzino, ecc.).
  • Funzioni: le operazioni che gli utenti del software possono effettuare all’interno dei vari moduli. 

Come lavorano insieme queste sezioni?

Sezioni software erp

Software ERP: esempio pratico

Per capire meglio come funziona un software gestionale ERP, prova a immaginare una situazione reale. 

Immagina di possedere un’azienda che costruisce automobili. Per creare i tuoi prodotti, dovrai acquistare ricambi e componenti varie da diversi fornitori e distributori. Potresti quindi utilizzare un software ERP per tenere traccia delle richieste e degli acquisti di questi prodotti. 

A un certo punto, decidi di controllare uno dei componenti che acquisti regolarmente. Se utilizzerai correttamente il tuo software di gestione ERP, potrai facilmente trovare tutte le informazioni relative a quel componente, dalle dimensioni al materiale al costo e alle specifiche, oltre a tutti i dati importanti per la gestione del tuo business. 

Ecco quindi che i dati relativi alle specifiche del componente sono immediatamente sincronizzati con i costi e con la contabilità dell’azienda. 

Di conseguenza, l’enterprise resource planning facilita la raccolta, l’organizzazione, l’analisi e la distribuzione di tutti quei dati essenziali per la corretta gestione del business.

Invece di avere diversi database indipendenti e sconnessi tra loro, i software di enterprise resource planning consentono di creare un database unico e sicuro, a cui tutti i membri dell’azienda possono accedere per consultare dati sempre aggiornati e completi. 

I vantaggi dell’ERP per il tuo business

A questo punto dovresti aver capito che un software gestionale ERP ti permette di organizzare tutto quello che riguarda i dati, i reparti, i flussi di lavoro o, più in generale, la gestione del tuo business, in un unico database. 

Ma una migliore organizzazione delle informazioni non è l’unico vantaggio che un ERP software può portare alla tua azienda. 

Quali sono quindi i vantaggi principali dei software gestionali ERP?

  • Migliore organizzazione, con informazioni fornite in tempo reale da report dettagliati.
  • Riduzione dei costi operativi, grazie alla semplificazione dei processi aziendali e alla gestione uniforme dei sistemi.
  • Migliore efficienza della gestione aziendale grazie all’uniformazione del salvataggio e della gestione dei dati. 
  • Infrastruttura omogenea per tutte le attività aziendali.
  • Riduzione dei rischi aziendali grazie a un maggior controllo e a un quadro più chiaro e dettagliato della situazione.

I software ERP sono fondamentali per le aziende di medie e grandi dimensioni che vogliono ottimizzare le proprie risorse. 

Vantaggi software erp

Non solo aiutano a risparmiare tempo e denaro, semplificano anche tutte le funzioni di pianificazione e coordinazione del business. 

I dipendenti possono visualizzare l’inventario e gli ordini, confrontare l’inventario con gli ordini d’acquisto dei fornitori e con le previsioni della domanda futura, tutto in un unico database. 

Di conseguenza, anche la comunicazione tra diversi reparti aziendali è resa più fluida ed efficiente, in quanto ogni reparto ha la possibilità di controllare la situazione degli altri e prendere decisioni oculate in base ai dati. 

Alcuni software ERP offrono anche la possibilità di trasformare le informazioni in grafici e diagrammi, che possono rivelarsi particolarmente utili quando hai bisogno di avere un chiaro quadro generale dell’andamento del tuo business. 

Ricorda sempre che ogni business è unico e ha le proprie caratteristiche e le proprie esigenze. Di conseguenza, anche i software gestionali ERP si adatteranno a questa unicità. 

Nonostante tutte le funzionalità offerte da questi sistemi, devi pensare alle esigenze del tuo business. 

Potresti decidere di utilizzare un sistema unico, più sistemi integrati fra loro o sistemi disconnessi. La tecnologia in questo campo permette un livello sempre più alto di personalizzazione e flessibilità, tutto sta nello scegliere l’ERP software più adatto a te e al tuo business.

Ma come si fa a prendere questa decisione? 

Come scegliere un software ERP?

Se pensi che il tuo business abbia le dimensioni e la struttura adatta all’installazione di un software ERP, ti starai chiedendo come puoi scegliere il giusto software. 

Beh, non si tratta certo di una decisione da prendere alla leggera, questo è certo. 

Scegliere il giusto software ERP non è solo un passo importante per la crescita del tuo business, è anche una decisione che comporta investimenti in termini di tempo e denaro. 

Senza considerare che questa decisione potrebbe avere delle ripercussioni da non sottovalutare nel lungo termine. 

Ecco perché devi dedicare il giusto tempo e la giusta attenzione a questa scelta.  

Le caratteristiche di un software ERP

Lo so, lo so: usi già così tanti software per la gestione del tuo business che probabilmente ti stai chiedendo in che cosa questo sistema di enterprise resource planning sia diverso. 

Ci sono 5 caratteristiche principali che rendono unici i software ERP:

  1. Database: i software di enterprise resource planning hanno un database unico grazie al quale le aziende possono centralizzare tutte le informazioni e i dati provenienti dai diversi dipartimenti. 
  2. Esperienza utente: tutti gli utenti visualizzano la stessa interfaccia, a prescindere dal dipartimento a cui appartengono o dal ruolo che rivestono. Allo stesso modo, tutti i moduli del software hanno lo stesso aspetto, a prescindere dal dipartimento (gestione dell’inventario, risorse umane, ordini, ecc.).
  3. Integrazione dei processi aziendali: un ERP è in grado di supportare tutti i processi che riguardano il tuo business e di collegare i flussi di lavoro di tutti i dipartimenti.
  4. Automazione: i software gestionali ERP automatizzano tutti i compiti ripetitivi (fatturazione, elaborazione degli ordini, pagamenti, ecc), risparmiando tempo operativo e riducendo eventuali errori di inserimento.
  5. Analisi dei dati: combinando e sincronizzando i dati relativi a tutte le aree del tuo business potrai scoprire in modo estremamente efficiente quali dipartimenti stanno funzionando a pieno regime e quali necessitano di essere ottimizzati.

Caratteristiche di un software erp

I criteri per trovare il software ERP perfetto 

Prima di selezionare un software di enterprise resource planning, assicurati di prendere in considerazione i seguenti criteri. 

  1. Le tue esigenze: la prima cosa da fare è capire quali sono le funzioni di cui hai bisogno per il tuo business, quali sono le tue priorità e quali gli aspetti a cui non puoi assolutamente rinunciare. E non dimenticare le funzionalità che ami che fanno parte del tuo attuale sistema di gestione!
  2. Il tipo di azienda: qual è il tuo metodo di lavoro, quale la tua visione a lungo termine, e quanto pensi di poter accettare nuove tecnologie? Analizza nel dettaglio la tua azienda proprio come se fosse una persona, per capire bene di cosa possa aver bisogno. 
  3. Il tuo settore: il settore in cui opera il tuo business potrebbe avere delle esigenze particolari per cui potresti aver bisogno di un certo tipo di software gestionale ERP. Assicurati quindi che il sistema che scegli sia in grado di adattarsi alle esigenze non solo del tuo business, ma anche a quelle del tuo settore. 
  4. Il costo: analizzare e valutare i costi è una parte fondamentale della scelta di un software ERP. Si tratta infatti di un sistema che deve portare vantaggi alla tua azienda, e assolutamente non rischiare di diventare un peso troppo grosso. 
  5. Network o cloud: pensa ai bisogni del tuo business, e cerca di capire se sia meglio un software integrato nella tua attuale rete (per cui potresti aver bisogno di ampliare la tua attuale infrastruttura) o uno che offra hosting su cloud (con un costo di partenza inferiore, ma che aumenta in base al numero di utenti, spazio o servizi aggiunti).
  6. L’esperienza utente: chi userà il software gestionale ERP? Quanto è in grado di gestire nuove tecnologie?
  7. La flessibilità: un buon software gestionale è flessibile, ovvero può adattarsi alle future evoluzioni del tuo business. 
  8. La durata: proprio perché un software ERP è un investimento anche in termini economici, vorrai scegliere un sistema in grado di durare nel tempo in modo efficace.
  9. Il supporto clienti: assicurati che il software ERP che sceglierai offra una buona assistenza clienti. Anche se al momento potresti non averne bisogno, non puoi prevedere cosa riserverà il futuro.
  10. L’integrazione: ogni giorno usi già decine di strumenti per gestire il flusso di lavoro del tuo business. Proprio perché il software ERP deve rendere la tua vita più semplice, non più complicata, controlla quali degli strumenti che utilizzi al momento possono essere integrati al suo interno. 

Se troverai un software di enterprise resource planning che risponda a tutti e 10 questi criteri, saprai con certezza di avere tra le mani lo strumento perfetto per te e per il tuo business.

Ma quali sono i migliori software tra cui scegliere?

Quali sono i migliori software ERP?

In questo elenco troverai i 7 migliori software ERP per la tua azienda. Prima di prendere una decisione, osserva le caratteristiche di ognuno e non dimenticare di prendere in considerazione le funzionalità e i criteri di cui abbiamo parlato prima. 

I 7 migliori software ERP sono:

  1. Microsoft Dynamics
  2. Oracle 
  3. Acumatica
  4. Epicor
  5. SAP 
  6. Infor 
  7. Zucchetti 

Analizziamoli nel dettaglio. 

1. Microsoft Dynamics

microsoft dynamics

Casa Microsoft non delude anche in questo caso, e offre ai propri utenti un software gestionale ERP potente, flessibile e affidabile. 

Tutte qualità che ogni business dovrebbe desiderare. Non per niente, è utilizzato da alcune delle aziende più grandi del mondo, tra cui Coca-Cola, Delta, Adobe, UPS e molte altre ancora.

A differenza di altri sistemi di gestione, Microsoft Dynamics non è un singolo prodotto. 

Offre infatti diversi bundle di prodotti in base alle tue esigenze: marketing, vendite, servizio clienti, operazioni, finanza, risorse umane, ecc. Ognuno di questi prodotti comprende una serie di app che vanno a costituire una suite completa. 

Anche se questo sistema potrebbe sembrare un po’ troppo macchinoso, è un’ottima soluzione per le aziende che preferiscono acquistare un set di prodotti o che vogliono scegliere i singoli prodotti che reputano più utili per la loro attività. 

2. Oracle 

oracle

Oracle è uno dei migliori software gestionali ERP in circolazione. 

È interamente personalizzabile ed è progettato per supportare la scalata dei business. Aggiungere nuove funzionalità e risorse è facile e intuitivo,  ed è quindi perfetto per business  di medie dimensioni che prevedono di crescere in un futuro non troppo lontano. 

Tra le funzionalità più utili di questo software ci sono la gestione degli ordini, la pianificazione finanziaria e la gestione della catena di produzione. 

Con questo software potrai gestire il tuo inventario in ogni sua fase e tutte le operazioni di logistica del tuo business in tempo reale. 

3. Acumatica

acumatica

Acumatica è un’azienda che offre un software ERP perfetto per aziende di piccole e medie dimensioni. Non è tra le aziende più grandi di questo elenco, ma sta crescendo rapidamente e offre dei servizi davvero incredibili. 

Questo software è principalmente utilizzato da aziende nella distribuzione all’ingrosso, nella vendita al dettaglio, negli ecommerce, e nelle aziende di servizi. 

Acumatica ERP è un software davvero versatile, in grado di supportare la crescita di qualunque business. 

Ah, e se vuoi testare questo sistema, puoi approfittare del tour gratuito disponibile sul loro sito web. 

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4. Epicor

epicor

Epicor offre un software ERP adatto a diverse funzionalità, progettato secondo le esigenze dei clienti dell’azienda che operano nel campo della produzione, distribuzione, vendita e servizi. 

Il risultato di questa progettazione è una serie di soluzioni estremamente potenti in grado di accompagnare la crescita di qualunque business. 

Le caratteristiche principali di questo software includono la contabilità, la gestione del magazzino e la pianificazione dei materiali, e l’azienda fornisce strumenti di enterprise resource planning basati su cloud, in hosting e on-premise.

5. SAP 

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SAP ERP è un software di enterprise resource planning che utilizza tecnologie all’avanguardia per semplificare i processi aziendali più critici e adattarsi facilmente alla crescita dei business. 

Questa soluzione permette agli utenti di gestire l’inventario, monitorare la sicurezza, effettuare ordini, gestire le spedizioni e il magazzino e molto altro ancora. 

Uno dei vantaggi di questo software ERP è che è perfettamente adattabile ad aziende di qualunque dimensione. Che la tua azienda abbia 2 o 200mila dipendenti, con SAP potrai trovare la soluzione adatta alle tue esigenze. 

6. Infor 

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Infor offre soluzioni di software enterprise create in cloud e in modo specifico per il tuo settore, integrate con l’intelligenza artificiale. 

Infor CloudSuite promette di essere l’ultimo aggiornamento software necessario per le aziende. Questo vuol dire che non ci sarà bisogno di installazioni aggiuntive o test di upgrade, né di interventi di manutenzione. 

In meno di 16 settimane sarà possibile integrare tutti i dipartimenti e le funzionalità della tua azienda in una soluzione ERP completa e gestita su cloud. 

7. Zucchetti 

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I software gestionali ERP Zucchetti sono la soluzione perfetta per soddisfare tutte le tue esigenze lavorative.

Sono adatti a business di tutte le dimensioni e rispondono a tutte le esigenze delle funzioni aziendali: amministrazione, finanza, controllo di gestione, logistica e magazzino, vendite, marketing, produzione e molte altre ancora. 

Questi software ti garantiscono affidabilità e sicurezza, anche grazie all’integrazione con gli altri software dell’azienda (Fatturazione elettronica, Conservazione digitale, ecc). 

Software ERP: conclusione

A questo punto dovresti aver capito che la maggior parte dei vantaggi di un software ERP riguardano una diminuzione dei costi di gestione e l’ottimizzazione dei processi aziendali. 

Il giusto software ERP può quindi offrire al tuo business una soluzione unica e completa, che potrebbe essere preferibile rispetto all’opzione di utilizzare diversi strumenti offerti da diverse aziende, che spesso non si integrano alla perfezione tra loro, e che comportano la necessità di dover accedere a diversi account per svolgere una semplice operazione. 

Ciononostante, si tratta di un cambiamento importante. Non prendere decisioni affrettate, rifletti bene su ogni aspetto e ricorda che avere successo nel business è una maratona, non uno sprint. 

Se hai optato per un software ERP e dovessi avere qualche consiglio utile non incluso in questo articolo, non esitare a usare la funzione commenti qui sotto per condividere la tua esperienza! 

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