Time management: 7 passi per massimizzare la tua produttività

Ilaria Cazziol Varie

Lettura: 14 minuti commenti

Il tempo è la più importante unità di misura della nostra vita.

La ricchezza, i possedimenti, i successi...non significano niente se non si ha il tempo di goderne, e d'altra parte non si può riuscire a ottenere nessuno di essi senza tempo. Per questo il time management è diventato letteralmente un'arte su cui si sprecano libri, corsi, software e app.

Hai mai la sensazione che il tempo ti scorra tra le dita? Di non riuscire mai a fare abbastanza con una giornata di 24 ore? Che da quando ti siedi alla scrivania a quando ti alzi per andare a pranzo siano passati pochi minuti, invece che ore?

Ecco, se ti ritrovi in questi esempi, sei presumibilmente un caso grave di "rimandite". Ma potresti anche essere affetto da altre patologie quali la "distrazionite" o la "superfluenza": disturbi ampiamente presenti nella popolazione mondiale, e in costante crescita a causa della pervasività dei cellulari, dei social networks, etc. Tutti perfetti strumenti mangia-tempo.

La buona notizia? È una condizione grave ma assolutamente curabile. Tutto ciò che serve è un po' di forza di volontà, qualche trucco, un paio di applicazioni utili e la lettura di questo articolo.

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Time management: cosa significa?

gestione del tempo significato

La gestione del tempo è una disciplina che si può ricondurre sia agli studi sulla crescita personale sia a quelli di business. Infatti investe gli aspetti personali della vita tanto quanto quelli lavorativi.

Possiamo dire che il time management è il processo di organizzazione del proprio tempo, lavorativo e non solo, in maniera strutturata, organizzata e pianificata, così da aumentare la produttività e portare a termine i compiti con stress minore e maggiore efficacia.

Sembra promettente, no? E in effetti lo è, perché saper gestire il proprio tempo è presumibilmente l'elemento più importante per ottenere il successo nella vita e nel lavoro.

Il tempo è una risorsa estremamente democratica. Se ci pensi, tu e l'uomo più ricco del mondo avete lo stesso identico tempo a disposizione ogni giorno: la differenza presumibilmente la fa la capacità di gestire il tempo di ciascuno dei due.

Ti sei mai chiesto come facciano quegli imprenditori che hanno tra le mani decine di aziende di successo a fare tutto? O quegli scrittori che riescono a pubblicare un libro di successo nonostante lavorino a tempo pieno? Quasi sicuramente è un tema di time management.

Per questo è importante iniziare subito a prendere in mano la tua vita, migliorando il modo in cui gestisci il tuo tempo e quindi quello in cui lavori e vivi. Ti prometto che se seguirai almeno alcuni di questi consigli ti stupirai dei risultati che riuscirai a portare a termine, soprattutto se sei un freelance o un imprenditore, ovvero una persona che viene letteralmente pagata per il (o in base al) suo tempo.

Ma anche un dipendente che viene retribuito in maniera fissa può beneficiare enormemente di nuove time management skills: pensa a come sarebbe migliore la vita se riuscissi a ritagliarti il tempo per fare sport o un hobby ogni giorno prima del lavoro, ad esempio.

Gestione del tempo in 7 passi: da zero a time master

Insomma tutti hanno da guadagnare dall'apprendimento di una corretta gestione del tempo, tanto che penso sinceramente che sia una materia che dovrebbe essere insegnata a scuola!

Anche perché è abbastanza semplice iniziare e i miglioramenti si vedono subito. Scopriamo quindi quali sono gli ingredienti di un perfetto processo di time management in 7 passi:

  1. Svegliati prima
  2. Pianifica la giornata (e non solo)
  3. Definisci le priorità
  4. Smetti di rimandare
  5. Monitora il tuo tempo: time management app e software
  6. Evita le distrazioni
  7. Studia libri di time management

1. Svegliati prima: il modo migliore per ottimizzare il tempo è aumentarlo

morning routine time management

Lo so, lo so. Al solo pensiero di anticipare la sveglia ti vengono i brividi. 

Ti capisco: sappi che fino a qualche anno fa, quando lavoravo in un'agenzia di comunicazione, pur di dormire 10 minuti in più la mattina saltavo completamente la colazione.

Un'abitudine stupida oltre che controproducente: il pasto della mattina è il più importante, e d'altronde per essere produttivi il corpo deve essere carico di energie.

Ma tant'è: quando si è convinti di essere uccelli notturni non c'è niente che possa farci cambiare idea. Salvo scoprire che non è così!

Ora mi sveglio tutte le mattine alle 6.30.
Non è facile, è ancora combatto con il tasto "postponi", ma ormai ho capito che la mattina è il momento più importante di tutti. Mi alzo con calma, faccio yoga, colazione, leggo, e poi inizio a lavorare prima che le varie notifiche e telefonate comincino a fare capolino. Ed è tutta un'altra cosa.

In effetti se ci pensi è logico: il modo migliore per ottimizzare il tempo è aumentare quello a nostra disposizione. Se leggi le autobiografie dei grandi personaggi del nostro tempo e del passato, quasi nessuno dormiva fino a tardi, erano tutti uccelli mattinieri. O meglio, lo erano diventati imparando l'arte del time management.

Provaci: anticipa la sveglia di mezz'ora o un'ora. Scoprirai che è un momento della giornata di cui non puoi più fare a meno. 

Cosa fare con quel tempo in più? Quello che vuoi! È tuo!

Quello che devi fare è crearti una morning routine: una serie di attività piacevoli e utili per il tuo benessere a cui dedicare spazio ogni mattina, così da iniziare la giornata nel modo migliore.

All'interno della tua morning routine dovresti includere cose come:

  • attività fisica
  • colazione sana
  • lettura o studio
  • hobby
  • cure del corpo

Vedrai che diventerà rapidamente il tuo momento preferito della giornata, non appena ti renderai conto di quanto cambia la tua vita questa semplice azione di anticipare la sveglia.

L'ultima parte della tua routine mattutina dovresti dedicarla all'organizzazione del lavoro, come vedremo tra poco. Se riesci, fai in modo anche di iniziare a lavorare un po' prima del solito: se riesci a entrare nel "flusso" (ne parleremo a breve) prima che il tuo cellulare cominci a squillare e la mail a notificarti, sarà più facile evitare di farti distrarre.

2. Pianifica non solo la giornata ma l'intera settimana

Trello time management

Uno degli aspetti più importanti per un corretto time management è la pianificazione.

Questo per due motivi:

  • pianificando hai una chiara idea di cosa devi fare, riduci i tempi morti, lo stress, l'ansia, la sensazione di aver dimenticato qualcosa e in definitiva concludi di più;
  • pianificare ti aiuta a ridurre lo sforzo mentale necessario a decidere cosa fare. Se ti è mai capitato di andare in "crisi decisionale" pensando a come vestirti la mattina, cosa mangiare al ristorante o anche su quale compito lavorare di quelli che hai sulla scrivania, sai cosa intendo. Ogni volta che prendiamo una decisione compiamo uno sforzo cognitivo che ci stanca, e riduce la nostra capacità di continuare ad essere produttivi. Ridurre o eliminare queste decisioni è un'importante obiettivo del time management.

Ma cosa dovresti pianificare? Sicuramente la tua giornata, ma non basta. Dovresti puntare all'intera settimana.

Certo la pianificazione non sarà scritta nella pietra e potrai modificarla quando ne sentirai il bisogno, ma averla ti aiuterà a capire quanto tempo puoi dedicare ai singoli compiti, quanto puoi prendertela comoda, quanto hai bisogno di spingere sull'acceleratore. E in ultima analisi ti aiuterà a non arrivare all'ultimo e renderti conto che hai dimenticato qualcosa.

Il migliore amico del professionista che ottimizza il tempo infatti è la to-do list. La lista delle cose da fare può essere cartacea o digitale, come preferisci, ma dovrebbe assolutamente essere qualcosa di fisico: sapere ciò che devi fare non è lo stesso che vederlo.

Il mio strumento preferito per organizzare le mie giornate e le mie settimane è Trello. Il metodo migliore è quello di creare una bacheca con tante liste quanti sono i giorni della settimana. A questo punto ogni task sarà una scheda, a cui potrai aggiungere tag, colori, scadenze, etc etc. Potrai tranquillamente spostarle da un giorno all'altro mano a mano che le cose cambiano, e poi spostarle su "fatto" oppure contrassegnarle come risolte una volta portato a termine il lavoro.

Anche a livello visivo, vedere quanto hai da fare (e quanto sei già riuscito a concludere) darà una grossa spinta alla tua produttività!

3. Definisci le priorità: la matrice di Eisenhower

matrice di eisenhower time management

Ma pianificare non basta. Nella tua lista di cose da fare rischi di ritrovarti ad avere decine di compiti uno dopo l'altro, tutti apparentemente importanti e tutti da fare il prima possibile.

Dovrai anche prioritizzare: definire l'importanza e/o l'urgenza delle tue attività, e quindi organizzare il tuo tempo di conseguenza.

In questo senso è utile organizzare i vari compiti assegnandogli un valore: quello "A, B, C" è il metodo più utilizzato, ma può messere un ordine numerico, dei colori, etc.

E come si arriva ad assegnare questa graduatoria? Con la matrice di Eisenhower.

La matrice di Eisenhower, così chiamata perché è attribuita all'omonimo Presidente degli Stati Uniti, è un grafico sui cui assi ci sono due variabili: urgenza e importanza. A questo punto il grafico viene diviso in quattro quadranti che definiscono, appunto, la priorità: 

  • Quadrante 1 - Crisi: urgente e importante
  • Quadrante 2 - Qualità: importante e non urgente
  • Quadrante 3 - Inganno: urgente e non importante
  • Quadrante 4 - Spreco: non importante e non urgente

Le nostre attività andranno inserite di conseguenza in questi quadranti, osservandole con onestà e occhio critico. Guardare i social? Probabilmente nel quarto. La presentazione da fare per domani? Sicuramente nel primo. Pulire la scrivania? Be', a parte casi limite, sono quasi certa che sia un "inganno".

Le attività su cui dovremmo concentrarci di più ogni giorno sono, oltre ovviamente a quelle del primo quadrante, quelle nel secondo.

Compiti che sono importanti e non urgenti, ovvero tutte quelle cose che tipicamente rimandiamo perché c'è sempre qualcosa di più pressante da fare, ma che sono quelle che avrebbero il maggior impatto sulla nostra vita se le facessimo: cercare un nuovo lavoro, curare la nostra attività in dropshipping che resta nelle retrovie, scrivere quel libro che rimandiamo da tempo.

4. Smetti di rimandare

rimandare lavoro

Ah, la "rimandite"! Che malattia letale, nel lungo termine. La via del successo è lastricata di tutti i "lo faccio dopo" che ci siamo detti.

Quanto spesso ti capita di pensarlo, e poi quel "dopo" non arriva mai? E come dicevamo sopra, tendenzialmente le attività che subiscono questo trattamento sono proprio quelle del secondo quadrante, quelle non urgenti ma che sarebbero importanti.

Tutto ciò che abbiamo detto finora è collegato a questo: svegliarsi prima e avere una morning routine serve appunto a fare le attività che altrimenti rimanderemmo sempre, come fare sport e studiare, per prime.

Pianificare la propria giornata serve ad avere ben chiaro in mente cosa dobbiamo fare, perché il giochino del "e ora cosa faccio?" non funga da alimentatore della nostra passione per il rimandare.

Infine, avere ben chiare le priorità dovrebbe proprio aiutarci a non cadere nel tranello di fare prima le cose non importanti e non urgenti, quelle del quarto quadrante, che ti accorgerai che in realtà sono la maggiorparte di ciò che occupa la tua giornata: controllare i social, mettere a posto, leggere quell'articolo di gossip, etc etc.

Una volta fatto tutto questo però deve entrare in gioco la forza di volontà: tendenzialmente le attività importanti sono quelle che ci costano più fatica, o comunque a cui opponiamo più resistenza, e quindi le più facili in cui cadere in tentazione.

Per questo andrebbero messe per prime nel nostro elenco di cose da fare, subito dopo la morning routine. Così saremo meno tentati di rimandarle, vedendo la lunga giornata che abbiamo davanti, e inoltre non avremo ancora intaccato la nostra riserva di forza di volontà che durante il giorno ogni scelta e decisione va gradualmente a svuotare.

5. Monitora il tuo tempo e come lo impieghi con time management app e software

tecnica time management pomodoro

Il problema del tempo è che sembra infilarsi tra le pieghe e sparire troppo velocemente, come un bel bicchiere di birra in una calda serata estiva. Un attimo prima erano le 9 e poi...ma il sole sta davvero tramontando?

Dove finisce il tempo? Evidentemente lo impieghiamo in qualche modo, visto che le ore durano tutte 60 minuti...ma come?

Una caratteristica dell'essere umano è quella di non saper valutare correttamente la quantità di tempo necessaria alle cose. Tendiamo a sovra-stimare ciò che possiamo fare con il tempo a disposizione, e contemporaneamente a sotto-stimare la reale durata di qualsiasi compito.

Si tratta di un bias cognitivo molto comune, che però può avere effetti devastanti sulla nostra programmazione quotidiana.

Se quotidianamente facciamo la nostra to-do list sbagliando completamente i tempi che ipotizziamo per ciascun task, non solo non riusciremo a portare a termine le attività, ma ci sentiremo anche più frustrati e stressati.

Inoltre, tendiamo a sottovalutare i "tempi morti" che ci prendiamo: quei famosi "2 minuti sui social" raramente sono proprio 2, ed effettivamente i social network fanno di tutto per tenerci il più a lungo impossibile incollati ai loro schermi.

Per questo è fondamentale monitorare il proprio tempo.

Il metodo più celebre e semplice è quello del "pomodoro", così chiamato perché tipicamente si usa il timer a forma di pomodoro che ti utilizza in cucina.

La tecnica prevede di utilizzare questo strumento per darsi degli spazi molto definiti di lavoro e pausa: 25 minuti di lavoro concentrato, poi un break di 5 minuti.
Così per 4 volte (totale 2 ore), e poi una pausa più lunga.
E via di nuovo.

Questo è un modo ottimale di gestire il tempo lavorativo, perché permette di concentrarsi al massimo sul compito da svolgere ma senza gli effetti negativi di un'attività continuativa e non interrotta.

Questa tecnica permette quindi di darsi dei tempi per lavorare, ma cosa succederebbe se tu volessi anche monitorare quanto effettivamente lavori e quanto tempo ci impieghi a svolgere ciascun compito?

Tranquillo, puoi farlo utilizzando strumenti come le time management app o software dedicati.

Ce ne sono centinaia tra cui scegliere, eccone qualcuno interessante:

  1. Pomofocus.
    Ha un'interfaccia pulita e semplice che permette di scegliere tra tre impostazioni: Pomodoro, pausa breve e pausa lunga. Il Pomofocus dispone anche di un'area sotto il timer per segnalare l'attività su cui stai lavorando.
  2. Toggl.
    Questo strumento è un po' diverso, nel senso che non si basa su tecniche di time management ma consente in maniera facile e intuitiva di monitorare il proprio tempo, assegnandolo anche a diversi progetti, e a diverse attività al loro interno. La cosa più comoda di Toggle è che dispone di un'estensione per il browser che permette di averlo sempre a portata di mano quando si apre internet.
  3. Harvest.
    Funziona come Toggl, ma ci sono anche tonnellate di opzioni di integrazione per la gestione dei progetti, la contabilità, il CRM e altri strumenti. 

    Inoltre esiste l'app mobile sia per iOS che per Android, e le estensioni di Chrome e Safari. 
    Se fatturi ai clienti in base al numero di ore Harvest è un'ottima opzione. Ha avvisi per farti sapere quando stai superando il budget, la generazione automatica delle fatture e l'approvazione del timesheet (ideale se hai un team). 

6. Evita le distrazioni

notifiche distrazioni

Ci siamo: hai finalmente iniziato a lavorare, ti stai dedicando a un'attività del secondo o al massimo del primo quadrante, la giornata lavorativa è appena iniziata e tu ti senti un leone. Ce l'hai fatta!

Ti senti in quel meraviglioso stato di flusso in cui si entra quando si fa qualcosa che ci assorbe completamente, niente può fermarti!

Finché.....

Bip-bip.

Notifica. E che fai, non guardi? È quel messaggio che aspettavi di leggere, dai solo un'occhiata veloce. Però ti accorgi che c'è anche una notifica da Instagram, e l'automatismo porta il dito a cliccarci sopra.

Ecco, fine del flusso.

Questo è un ottimo esempio di "distrazionite", altra malattia molto comune nel nostro tempo in cui tutto è una notifica e i nostri smartphone ci seguono letteralmente anche in bagno (anzi, è lì che finiamo per perdere più tempo).

Ed è anche uno dei maggiori nemici della produttività, e quindi una delle cose che una buona pratica di time management deve controllare assolutamente.

Ma come? La forza di volontà in molti casi non basta, in fondo il sistema delle notifiche è stato studiato proprio per attivare nel cercello le stesse aree che attivano alcune droghe, scatenando il rilascio di dopamina e tutto il corredo. Perciò servono le maniere forti.

Il primo metodo è quello del "lontano dagli occhi, lontano dal cuore": ti basterà tenere il cellulare lontano, magari in un'altra stanza, per evitare gran parte del suo fascino.

Per molti però non basta, e se sei tra questi potrebbero tornarti utili strumenti che ti bloccano completamente l'accesso a determinate app come i social.

Un esempio è OffTime, un'app gratuita che ti permette di selezionare le applicazioni da bloccare e il tempo per cui bloccarle.

Ma non è solo il cellulare il problema: molto spesso è il computer stesso a distrarci, strumento con cui lavoriamo e che quindi non possiamo certo lasciare nell'altra stanza.

Il primo metodo in questo caso è semplicemente silenziare le notifiche; nei sistemi Apple è possibile farlo selezionando un interruttore, ma ci sono anche software ed estensioni per il browser che integrano e arricchiscono questa funzione.

In aggiunta o in alternativa, è consigliabile tenere vicino a sé mentre si lavora un foglio e una penna: ogni volta che avvertirai il bisogno di distrarti o ti verrà in mente qualcosa da fare o verificare, potrai segnarlo lì e farlo successivamente, al termine del compito che stai svolgendo.

Questa pratica, unita alle techiche di time monitoring viste sopra, potranno veramente cambiarti la vita perché ti aiuteranno sia a capire quanto spesso ti distrai, sia con cosa, e quindi a prendere provvedimenti.

7. Studia libri di time management

libri time management

Bene, ora dovresti avere ben chiari i principi base del time management e le loro principali applicazioni. 

Credimi però quando dico che c'è un mondo, là fuori, su questo argomento: ci sono tantissimi libri e corsi di time management che possono seriamente aiutarti a cambiare la tua vita e il tuo lavoro, un'ora alla volta.

Le tecniche sono tantissime e diversissime e non c'è una sola lista valida per tutte le persone. I 7 passi visti insieme sono l'ossatura del time management, ma poi i muscoli dovrai metterceli tu.

Per questo ti consiglio di non fermarti e di continuare a studiare. Anzi, questo è il genere di libro che potresti proprio leggere la mattina, durante la tua morning routine: io faccio così!

Vediamo insieme qualche titolo suggerito:

  • Stephen Covey, First Things First: uno dei libri del celebre autore di libri di crescita personale, riprende e approfondisce molti dei concetti della sua opera magna, "7 Habits of Highly Effective People", concentrandosi principalmente sul concetto di priorità e su tutte le sue sfaccettature. È davvero un libro interessante sulla gestione del tempo che ogni professionista dovrebbe avere nella libreria.

  • Francesco Cirillo, The Pomodoro Technique: ti ricordi la tecnica del pomodoro? Ecco, questo è il libro del suo ideatore: non si parla solo di quella ovviamente, ma di tutte quelle attività e tecniche per aumentare la produttività grazie a un corretto time management.

  • Marion Haynes, Time management. come organizzare al meglio la propria settimana di lavoro: un altro libro molto noto, che affronta in modo ampio gli argomenti visti sopra, per aiutare le persone a capire prima di tutto quanta parte del loro tempo è realmente sotto il proprio controllo, e poi gradualmente a riprenderselo.

Riprenditi il tuo tempo con queste time management skills

Come hai visto, il time management è una pratica complessa ma anche semplice: si tratta perlopiù di adottare nuove abitudini, modi di gestire le proprie giornate più saggi, strutturati.

Ti consiglio di cominciare con qualcosa di piccolo e poi gradualmente andare ad aumentare, provando sempre più tecniche e strumenti e verificando quelli che maggiormente fanno per te.

Ti accorgerai che la tua vita inizierà lentamente ma inesorabilmente a cambiare: avrai più tempo, sarai meno stressato, più felice, più focalizzato. E in ultima analisi, più produttivo!

Fammi sapere nei commenti cosa ne pensi e se utilizzi quache tecnica che non abbiamo menzionato.

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Ilaria Cazziol
Ilaria Cazziol
Amo scrivere, viaggiare e scoprire cose nuove, e per questo mi sono ritagliata addosso il lavoro ideale: web content writer. Mi considero una nomade digitale, sempre pronta a scoprire il mondo insieme al mio PC.