WhatsApp Business: la guida completa e aggiornata

Sei un imprenditore o possiedi un’attività commerciale e vuoi avere maggiori informazioni su WhatsApp business?

Sei nel posto giusto.

Prenditi qualche minuto e mettiti comodo, di seguito troverai una guida completa su come creare e utilizzare al meglio un account su WhatsApp Business, la versione della celebre applicazione di messaggistica dedicata alle aziende.

L’idea nasce dai creatori della già nota applicazione ”Whatsapp Messenger”; lo scopo è quello di sfruttare la messaggistica istantanea per migliorare la qualità dei servizi offerti dalle imprese.

WhatsApp Business porta un’innovazione nel rapporto tra azienda e consumatore, inserendosi in un ambito simile a quello del customer service tramite chat ma, in questo caso, molto più personale.

Questo servizio mette al primo posto il valore della comunicazione one-to-one tramite messaggistica veloce e punta a coinvolgere sempre di più le aziende. L’applicazione è stata lanciata a metà gennaio 2018, e ha rapidamente guadagnato terreno in molti Paesi tra cui l'Italia.

Per questo vogliamo fornirti tutte le informazioni necessarie per utilizzare il tuo account al massimo delle sue potenzialità.

Indice

Che differenza c'è tra WhatsApp e Whatsapp Business?

La domanda sorge spontanea: cosa cambia rispetto alla classica app di messaggistica istantanea da usare con amici e parenti, nota come "Whatsapp Messenger"?

Vediamo insieme quali sono le differenze tra WhatsApp Business e la sua versione tradizionale.

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1)    WhatsApp Business è stata ideata solo per le aziende.

2)    L’icona di questa versione è contraddistinta da una B.

3)    Nella descrizione del tuo account sono presenti le informazioni sulla tua attività.

4)    Puoi utilizzare l’app anche con il numero di telefono fisso della tua azienda.

5)    Puoi creare delle risposte rapide di default da inviare ai clienti.

6)    Hai un profilo della tua attività dotato di statistiche per controllare le tue interazioni.

Per quanto riguarda i punti in comune tra WhatsApp Business e WhatsApp Messenger troviamo:

1)    La versione Business, proprio come quella Messenger, è disponibile su PC, Mac e tablet.

2)    Entrambe le applicazioni sono gratuite.

3)    Entrambe le app sono caratterizzate dalla messaggistica istantanea.

4)    Puoi condividere immagini e video.

5)    L’impostazione grafica delle chat è identica.

6)    Entrambe le app sono semplici e intuitive.

7)    Puoi impostare degli sfondi colorati e scegliere la tua foto profilo.

8)    I messaggi istantanei possono contenere collegamenti ipertestuali esterni. 

Come creare il tuo account Business WhatsApp 

Prima di tutto è necessario accedere ad App store su iOS o Google Play per Android.

Se decidi di scaricare WhatsApp Business è importante che tu sappia che:

1. Se sei già in possesso di un account WhatsApp Messenger, puoi trasferire la cronologia della chat sul tuo nuovo account Business.
2. Se invece decidi di non utilizzare più l’account Business, la cronologia della tua chat non potrà essere trasferita su Messenger.
3. Se vuoi utilizzare tutte e due le applicazioni nello stesso dispositivo, ricordati che non puoi collegarle allo stesso numero di telefono. Non è possibile avere un unico numero in entrambe le applicazioni, avrai bisogno di un numero diverso per ogni account.

Una volta chiariti questi punti fondamentali, passiamo a come scaricare WhatsApp Business!

Come configurare l’app Whatsapp Business

Iniziare a usare WhatsApp Business è molto semplice e soprattutto gratuito.

Una volta scaricata l’app, ti sarà chiesto di accettare i termini e le condizioni.

1. Dopo aver letto il contenuto, clicca il pulsante “Accetta e continua”. 
2. In seguito ti sarà chiesto quale numero di telefono desideri configurare, a questo punto ti basterà digitare il numero da te scelto e verificarlo.
3. Inserisci e verifica il numero di telefono e clicca su “Avanti”.

I passaggi successivi sono questi:

1. Indica il nome della tua attività. Senza fretta, prenditi tutto il tempo necessario per scegliere con calma il nome adeguato, perché una volta salvato non potrà essere più modificato. Se hai bisogno di idee, prova il generatore di nomi Shopify!
2. Scegli la foto profilo o carica il tuo logo.
3. Seleziona la “Categoria attività”: in poche parole devi indicare di che tipo di attività ti occupi, puoi scegliere tra tantissimi settori.
4. Inserisci i contatti dell’azienda, indirizzo, descrizione di ciò che fai, l’indirizzo email, eventuale sito web e gli orari di apertura della tua attività.

Ottenere un account Business verificato

Come su altri social, è possibile ottenere la verifica ufficiale da parte di WhatsApp per la tua attività.

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Ma cosa cambia esattamente e perché molti utenti ambiscono ad avere un profilo verificato? 

All’interno di WhatsApp Business gli account possono essere di due tipologie:

1) Account verificati ufficiali: in questo caso stiamo parlando di aziende approvate dal team di esperti di WhatsApp. I profili ufficiali sono riconoscibili perché caratterizzati da un badge verde con al suo interno una spunta bianca, e il nome di questi profili sarà visibile anche se non è salvato all’interno della tua rubrica. 

2) Account non verificati: tutti quei profili che non sono stati ancora verificati da WhatsApp. La loro attività è la stessa degli account verificati. In questo caso, l’unica differenza è che il cliente dovrà prestare maggiore cautela rispetto a un account verificato. Questo ovviamente non preclude la possibilità di avere un ottimo profilo, funzionale ed efficace. 

Ma come si ottiene la certificazione su Whatsapp Business?

Purtroppo è una cosa che dipende principalmente dalla notorietà del marchio. Non è possibile richiedere lo status di account ufficiale, nemmeno a pagamento.

Al momento è aperta solo a un numero limitati di account che fanno parte di un progetto pilota.

WhatsApp Business: come funziona?

Come avrai capito, spiegare come funziona Whatsapp Business è molto semplice: come Whatsapp Messenger!

Per gli utenti che ti contatteranno sarà in tutto e per tutto come chattare con un amico, solo che avranno a disposizione informazioni in più come gli orari di apertura, descrizioni, informazioni sui prodotti, etc. E lo stesso vale per te, dato che Whatsapp Business ti mette a disposizione delle interessanti funzioni speciali come la possibilità di mostrare un messaggio di benvenuto o similare.

WhatsApp Business è già utilizzato da migliaia di utenti, perché in questo modo è possibile interagire in maniera molto più efficace con i propri clienti e anche aumentare le possibilità di accrescere il proprio volume d'affari.

Secondo i dati raccolti da Facebook, infatti, il 68% degli utenti ha più possibilità di acquistare beni e servizi da un’azienda se risulta disponibile un numero WhatsApp a cui contattarla.

E si capisce facilmente il motivo: il contatto su WhatsApp è diretto, efficace e veloce. 

L’account Business è semplice da utilizzare, l’utente non dovrà fare delle lunghe ricerche in merito alla tua azienda, perdere tempo su internet per trovare un indirizzo email o un numero di telefono.

Tutti questi passaggi saranno risparmiati, le informazioni utili saranno reperibili facilmente direttamente sul tuo account, un modo in più per agevolare il cliente.

Ma non finisce qui. Oltre al risparmio in termini di tempo, WhatsApp Business è utile per migliorare le prestazioni della tua attività.

È possibile infatti personalizzare l’account, condividere link utili, creare campagne di marketing, indicare con facilità determinate pagine web o mostrare la propria posizione in tempo reale. Inoltre avrai la sicurezza di avere tutti i contatti a portata di mano, in questo modo non dovrai obbligatoriamente accedere a un indirizzo email. 

Questi sono solo alcuni dei vantaggi di WhatsApp Business, un’applicazione che punta a migliorare la qualità dei servizi e dei rapporti lavorativi.

Qual è la novità principale di WhatsApp Business?

Sempre dal punto di vista dell’azienda, la novità principale è l’interazione istantanea con i propri clienti.

Si tratta di uno strumento che offre la possibilità di comunicare velocemente ottimizzando il tuo tempo, che tu sia il cliente o il gestore di un’attività. 

Ma questa non è l’unica novità.

Tra le altre funzionalità di Whatsapp Business innovative troviamo:

• Profilo della tua attività: in altre parole tutte le informazioni che vuoi condividere con i tuoi clienti. Potrai inserire il tuo logo, l’indirizzo email, dove si trova fisicamente la tua azienda e il tuo sito web. L’account sarà formato da tutte queste informazioni, in questo modo velocizzando la ricerca e facendo guadagnare tempo al cliente.
•  Tracciabilità e statistiche: con un account business Whatsappa, potrai facilmente tenere traccia delle tue interazioni. Puoi controllare l’andamento delle tue strategie di marketing, devi solo accedere alla sezione dedicata all’interno del menu Impostazioni. Tra le info più importanti trovi il numero di messaggi inviati e consegnati, le letture effettive, il numero dei messaggi ricevuti e se sei stato bloccato da qualche utente.
•  Organizzazione dei contatti: puoi scegliere di utilizzare delle etichette per distinguere al meglio i clienti.
•  Messaggi preimpostati automatici: le risposte rapide sono estremamente comode, potrai inviare dei messaggi preimpostati a xhiunque ti contatti come se avessi un chatbot. I tuoi clienti sapranno istantaneamente che sei fuori ufficio e potranno controllare quando riceverai il messaggio.
  Ti capita di ricevere la stessa domanda più volte in un giorno? Nessun problema, grazie ai messaggi automatici è possibile evitare queste situazioni.
  Con WhatsApp Business potrai creare delle risposte già pronte in base alle domande più frequenti (FAQ). All’interno dei messaggi è possibile scrivere frasi di benvenuto, di assistenza o per avvisare i tuoi clienti che sei momentaneamente occupato e che li contatterai il prima possibile.
• Integrazione con l’account Facebook: esatto, hai la possibilità di sincronizzare il tuo Facebook messenger con Whatsapp Business, una bella comodità.
• Customer support: i messaggi e le richieste del cliente potranno essere presi in considerazione direttamente, evitando loro in questo modo le lunghe chiamate ai centri assistenza.
• Attività di marketing e promozione: avrai accesso ad alcune funzioni per mantenere attivo il rapporto con il consumatore.

Per quanto riguarda le interazioni tra azienda e cliente, è possibile interagire in tre modi differenti:

• Conversazione: tramite il tasto “clicca per chattare”, che può essere posto all’interno di un sito web, l’utente si mette in contatto con l’azienda in tempo reale, anche senza averne il numero di telefono.
• Customer service: se utilizzato al posto della classica chat di assistenza, i clienti possono essere seguiti in maniera tempestiva: con Whatsapp Business lo staff risolve dubbi e incertezze tramite la messaggistica istantanea supportandoli fino alla risoluzione del problema.
• Informazioni sui servizi: se utilizzato come un chatbot, ad esempio, il consumatore può interfacciarsi con il negozio online per avere delucidazioni in merito alle caratteristiche di un prodotto o di un servizio.

Quali sono i vantaggi di WhatsApp Business?

I vantaggi di WhatsApp Business sono molti, tra questi sicuramente troviamo: 

1. Una migliore gestione del tempo. Guardiamo la questione dal punto di vista del cliente. Prova a immaginare le lunghe attese che bisogna in media sostenere prima di parlare con un operatore: estenuanti, vero?
   Con WhatsApp Business tutto questo può essere evitato. Comunicare con il cliente in tempo reale attraverso una chat, è il modo più efficace per guadagnare tempo e migliorare i feedback. Quando sceglie di dare il proprio denaro a un’azienda, il cliente vuole sentire di aver fatto la cosa giusta, è per questo che il servizio clienti è alla base per ottenere la fedeltà dei consumatori.
2.  Se hai un e-commerce, WhatsApp Business è una grande agevolazione, soprattutto se dovessi essere in possesso di un account certificato. La piattaforma può essere una vetrina importante, considerando il numero di utenti che ogni giorno possono mettersi in contatto con il tuo negozio.
3.  Un altro vantaggio è la possibilità di mettere in contatto tra loro i dipendenti della stessa azienda, soprattutto quando si collabora da sedi fisiche diverse. Lavorare da remoto sarà sempre più semplice, in questo modo basterà condividere in tempo reale il proprio lavoro con i colleghi e creare una rete per scambiarsi opinioni e feedback in tempo reale.
4.  Puoi utilizzare WhatsApp Business desktop direttamente dal tuo computer, in questo modo avrai una visuale migliore rispetto al cellulare mantenendo le stesse funzionalità. L’applicazione per desktop è disponibile sia per Mac sia per pc.
5.  È possibile integrare l’account Facebook. Grazie alla sincronizzazione dei messaggi di messenger avrai un modo in più per mantenere i tuoi dati sui clienti a portata di mano.
6.  All’interno dello stesso cellulare puoi utilizzare sia WhatsApp Business (con il numero aziendale) sia WhatsApp Messenger (con il tuo numero personale). Finalmente la possibilità di portare con te un solo dispositivo e allo stesso tempo avere l’accesso a due account diversi.
7. Puoi catalogare contatti e chat utilizzando delle etichette, permettendoti di tenere traccia delle conversazioni che hanno bisogno della tua attenzione.

La sicurezza di WhatsApp: come non perdere le informazioni

Considerando la quantità di dati che andrai a salvare utilizzando questa applicazione, devi ricordarti di organizzare un backup con cadenza sistematica. In questo modo potrai salvare in tutta sicurezza i tuoi dati senza rischiare di perderli, potrai proteggere il tuo account e in caso di qualsiasi emergenza avrai sempre a disposizione il tuo materiale.

Questa funzione non è mai da sottovalutare, molti professionisti per pigrizia tendono a posticipare i backup dei dati, incuranti dei danni che potrebbero subire.

Salvare i dati è semplice e veloce, ti basterà selezionare dal menu “Impostazioni” → “Chat” → “Backup chat” e a questo punto indica dove desideri salvare i tuoi dati.

Per fare il backup su Google drive bisogna avere un account Google sul tuo dispositivo, l’applicazione Google Play Services e abbastanza spazio libero sul telefono.

Fare il backup è molto importante perché, in caso di smarrimento, rottura o furto del tuo dispositivo, potrai recuperare tutto il materiale.

Salvare i propri dati è consigliato a tutti, sia che si tratti di un account WhatsApp Business sia che si tratti di un account Messenger, ed è sempre possibile attivare backup programmati e automatici.

WhatsApp Business API: per le grandi aziende

WhatsApp Business API è una versione dell’app con un upgrade a pagamento. Il costo aggiuntivo è giustificato da alcune funzionalità più avanzate. Si tratta di un miglioramento della soluzione business tramite Messenger People, un modo per comunicare anche con partner commerciali

È importante sottolineare che questa tipologia è dedicata ad aziende di grandi dimensioni.

L’API di WhatsApp Business offre la possibilità di creare un gestionale basato su Messenger. 

Tra le caratteristiche aggiuntive troviamo la possibilità di creare degli stati che mettono in luce gli annunci dell’azienda, oltre a campagne o promozioni.

Con l’API di Whatsapp Business è possibile integrare il flusso di lavoro con i tuoi sistemi CRM, come ad esempio Salesforce, ovvero una piattaforma che serve a ottimizzare i processi di vendita online, a connettersi con i clienti, migliora le vendite e creare una rete commerciale. 

Chi ha già scelto WhatsApp Business API?

Come riportato sul sito ufficiale di Whatsapp, tra le grandi aziende che hanno già sperimentato queste funzionalità troviamo Booking, Melia Hotels, Singapore Airlines, Uber e molte altre.

Pro e contro dell’account WhatsApp Business

Tornando a parlare della versione Business dedicata alle piccole aziende, vediamo insieme i pro e i contro di questo nuovo modo di comunicare.

Pro di Whatsapp Business:

1. Popolarità: la tua azienda sarà vista come disponibile, presente, cool, e avrà più probabilità di essere riconosciuta.
2. Costo: Whatsapp Business quanto costa? Te lo sarai chiesto sicuramente. la risposta è zero, l’app è gratuita e potrai farti pubblicità senza dover investire del denaro.
3. Semplicità: non serve essere degli esperti di tecnologia per utilizzare l’account. In fondo, chi non sa come funziona WhatsApp?
4. Velocità: rispetto alla versione standard sono state apportate migliorie.

Svantaggi di Whatsapp Business:

1. Rischio di usare l’app in modo scorretto: eccedere con messaggi spam qui non rischia solo di farci apparire poco professionali. Il rischio è anche di venire bloccati dalla piattaforma. Come esplicitato tra le policies, le possibilità di mandare messaggi promozionali con Whatsapp Business sono molto limitate se non assenti.
2. Mancanza di automazioni rilevanti: rispetto ad esempio ai chatbot o ai software di email marketing, le possibilità di automazione sono davvero minime. L'unica possibilità è il messaggio automatico in risposta a un contatto.
3. Tempi di risposta: non essere reperibile per un tempo prolungato può farti perdere punti. Il cliente deve vederti attivo, non puoi permetterti di ignorare i messaggi o rispondere con molto ritardo, a meno che non sia chiaramente specificato rispetto agli orari di lavoro.
4. Rischio di comunicare in modo inappropriato: devi essere in grado di mantenere un tono professionale, nonostante si tratti di un’app. Questo è un effetto collaterale di interfacciarti con i clienti tramite il tuo cellulare.
5. Limiti di utilizzo: il tuo account Whatsapp Business può essere utilizzato solo da un dispositivo, in poche parole non può essere gestito da più collaboratori contemporaneamente.

Consigli per l’uso corretto di WhatsApp Business web

Come dicevamo, comunque, non devi limitarti all'uso di Whatsapp Business sul cellulare: esiste anche la possibilità di scaricare l'app desktop, sia per Mac che per pc.

Puoi installare Whatsapp Business Desktop scaricando l’applicazione o dal sito web di Whatsapp, oppure dall’App Store di Apple, o ancora dal Microsoft Store.

WhatsApp Business, web o app, è uno strumento in generale molto valido, innovativo e strategico per provare a migliorare il tuo business.

Qui di seguito troverai alcuni tra i migliori consigli per ottimizzare il tuo account e avere successo:

• Interagisci con i tuoi clienti, cerca un riscontro diretto tramite attività interattive, fai vedere che sei presente e interessato ai feedback. Ricordati che essere tempestivi nelle risposte è molto importante, evita di far aspettare ore alle persone: grazie alla chat le attese si devono accorciare!
• Usa un tono sempre adeguato, rendi le tue conversazioni “reali”; dai un nome a chi si interfaccia con il cliente come ad esempio: “Ciao sono Marco, come posso aiutarti?”.
• Una volta creato il tuo account, cerca di condividerlo il più possibile sui tuoi profili: aumenterai la possibilità di trovare nuovi potenziali clienti e, se sei abbastanza bravo a utilizzare i social media, potrai farlo senza investire denaro.
• Crea messaggi automatizzati interessanti, strategie di comunicazione efficaci e sii sempre reperibile. Proponi attività ai tuoi clienti quando ti contattano, interagisci con loro.
• Cura il tuo profilo nei minimi dettagli, anche una frase motivazionale all’interno della descrizione o come messaggio automatico potrebbe essere molto efficace.
• Organizza i tuoi contatti con cura e attenzione, utilizzando le etichette per maggiore chiarezza.
• Condividi dei sondaggi per avere feedback dai tuoi clienti, fai capire che per te la loro opinione è importante. 
• Dimostra al tuo cliente che stai offrendo un servizio esclusivo, incentiva gli utenti a contattarti tramite WhatsApp Business, dedica offerte esclusive a chi fa parte dei tuoi contatti.

Sfrutta questa applicazione al massimo!

Come spesso capita per questo tipo di piattaforma, Whatsapp Business è sempre in evoluzione e in continuo aggiornamento, per cui nuove funzioni vengono aggiunte costantemente.

Tra gli aspetti che di recente sono stati modificati, mettendo anche l'azienda all'interno di un piccolo ciclone e spingendo molte persone a cercare alternative a Whatsapp, ci sono quelli legati alla privacy.

Conclusione

Le recensioni di chi ha già utilizzato WhatsApp Business sono molto positive. 

Gli utenti pensano che sia un’app “semplice e intuitiva”, “un’ottima idea per avere un dual Whatsapp sullo stesso dispositivo ma con numeri diversi”.

Sicuramente WhatsApp Business ha portato delle migliorie in termini di comunicazione. Grazie a questa novità il servizio clienti della tua azienda può puntare a risultati molto soddisfacenti.

Certo, ci sarebbe ancora tanto da fare per rendere questa piattaforma un vero e proprio strumento di marketing a disposizione delle aziende, ma per ora non sembra essere nei piani.

Probabilmente proprio perché Whatsapp Business fa del suo cavallo di battaglia il fatto di garantire una comunicazione semplice, "tra amici", anche nei rapporti cliente-brand.

Con i suoi pro e i suoi contro, l'unica cosa certa è che è una possibilità interessante! 

E tu, utilizzi già WhatsApp Business? Pensi possa essere utile per la tua attività? Faccelo sapere nei commenti qui sotto!

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